Zorg- en Veiligheidshuis verbetert kwaliteit netwerksamenwerking met op maat gemaakte ‘meetmethode’

Hoe weet je hoe goed de kwaliteit van de samenwerking in een netwerk is? Nu overheden en maatschappelijke partners complexe opgaven steeds vaker aanpakken door intensief samen te werken, is die vraag actueler dan ooit. Op zoek naar het antwoord klopte Zorg en Veiligheidshuis (ZVH) Baronie Breda aan bij BMC, dat een manier bedacht om ook zonder KPI’s de kwaliteit van een netwerksamenwerking in beeld te brengen. ‘Die is van grote toegevoegde waarde’, zegt manager Ro Kartodirdjo

Zorg- en Veiligheidshuizen zijn regionale samenwerkingsverbanden die landelijke en regionale experts verbinden en ondersteunen. Ze proberen een doorbraak te bereiken in situaties waarin mensen die met meerdere problemen kampen, een risico vormen voor zichzelf of hun omgeving. Situaties waarin reguliere hulpverlening niet toereikend is of vastloopt. Doel is om escalatie te voorkomen en overlast en criminaliteit terug te dringen.

Resultaten geen maatstaf voor kwaliteit van het netwerk

Bij BMC weten we door kennis en ervaring dat KPI’s of harde cijfers weinig zeggen over hoe goed een netwerk functioneert. Het al dan niet behalen van samen opgestelde doelen is namelijk vaak van veel meer factoren afhankelijk dan alleen de kwaliteit van de samenwerking. Denk aan beperkingen door wet- en regelgeving, beschikbaarheid van passende zorg of huisvesting of het gedrag van de persoon waar de casus om draait. Tegelijkertijd geldt dat goede samenwerking randvoorwaardelijk is voor een efficiënt en effectief netwerk. Ro Kartodirdjo vroeg zich daarom af hoe het netwerk van ZVH Baronie Breda meer zicht kan krijgen op hoe de samenwerking loopt, én aan welke knoppen ZVH, als regievoerder in de samenwerking, kan draaien om de kwaliteit daarvan te verhogen. Zijn opdracht aan BMC: ‘Ontwikkel een methodiek waarmee wij op een gedegen manier de kwaliteit van onze samenwerking kunnen toetsen en monitoren.’

Op basis van onze expertise op het gebied van netwerksamenwerking en regievoeren, bedachten we een meetinstrument dat de focus verlegt van uitkomsten naar relaties. Het instrument is gebaseerd op wetenschappelijke kennis, gecombineerd met onze eigen praktijkervaring.

Een netwerk draait om relaties

In hun publicatie ‘Network Analysis in the Social Sciences’ uit 2009, stellen Borgatti en andere onderzoekers dat een netwerk ‘in de kern een set actoren is die een relatie met elkaar hebben’. Dit sluit aan bij onze bredere expertise op het gebied van netwerksamenwerking, met als belangrijk uitgangspunt dat in een dergelijke samenwerking partijen vrijwillig samenwerken omdat ze inzien dat ze van elkaar afhankelijk zijn om succes te kunnen boeken. Door dit inzicht zijn ze bereid te investeren in een samenwerkingsrelatie. 

Bij ZVH Baronie Breda zijn de actoren in het netwerk organisaties zoals justitie, zorginstellingen en gemeenten. Zij werken samen op het snijvlak van zorg en veiligheid aan een of meerdere casussen, elk vanuit hun eigen kennis en expertise. Hun uitwisselingsrelatie gaat uit van het idee dat samenwerking meerwaarde heeft, omdat ze daardoor effectiever kunnen zijn dan als individuele organisatie en dus meer kans maken om tot een positieve doorbraak te komen. ZVH Baronie Breda voert regie in de samenwerking.

Ro Kartodirdjo zegt: ‘Wij pakken casuïstiek op waarbij binnen de reguliere aanpak geen oplossing wordt gevonden. Om deze oplossing binnen ZVH Baronie Breda wel te bieden is het nodig dat je niet alleen een goed, maar een uitstekend netwerk hebt. Aan dit netwerk bouwen we op verschillende manieren. Door het maken van afspraken en door voortdurend te werken aan relaties.’

Vertrouwen als basis voor goede netwerksamenwerking

Dat een netwerk vooral bestaat uit actoren die een relatie met elkaar hebben, betekent dus dat het functioneren van een netwerk sterk afhangt van de kwaliteit van onderlinge relaties. Ook Hans Licht beschrijft in zijn boek ‘Netwerkregie - Samen werken in en tussen organisaties’ relaties als belangrijk fundament voor de samenwerking, Hij ontwikkelde met collega’s een model, dat helpt om de kwaliteit van een relatie te onderzoeken en te verstevigen. Theoretische kaders uit de relatietherapie dienden als inspiratiebron.

Het model bestaat uit zes kernelementen: gelijkwaardigheid, respect, vrijheid, verantwoordelijkheid, transparantie en vertrouwen. Elk afzonderlijk onderdeel kun je gericht versterken. De begrippen staan bewust in deze volgorde. Het begint bij gelijkwaardigheid en via de andere vier elementen kom je tot vertrouwen. Dat betekent: je veilig voelen in de samenwerking. Het gevoel dat je serieus genomen wordt en dat je weet wat je aan elkaar hebt.

Ook volgens Ro Kartodirdjo is vertrouwen de basis van het netwerk: ‘Alleen afspraken maken volstaat niet, partners moeten ook goede wil tonen. Als we morgen een spoedoverleg organiseren, verwachten we dat partners komen, dat ze commitment tonen. Daar moet je vanuit kunnen gaan. Om dit te realiseren moeten wij de samenwerking onderhouden, zodat je als deelnemer weet waar je staat en hoe je de relatie kan versterken.’

De methodiek in een notendop

De door BMC ontwikkelde methodiek bestaat kortgezegd uit een vragenlijst, een analysekader en een format voor een (bestuurlijke) rapportage. De vragenlijst is gebaseerd op de zes kernelementen van gezonde relaties van Hans Licht. 

De ingevulde vragenlijsten kan de regisseur (in dit geval ZVH Baronie Breda) gebruiken in individuele gesprekken met partners. Dit zorgt voor verdieping en nuancering van de resultaten, wat bijdraagt aan een zorgvuldige analyse van de stand van zaken. Ro Kartodirdjo voegt op basis van eigen ervaring met het instrument toe dat het afnemen van de interviews op zichzelf al bijdraagt aan de relatie. ‘Mensen voelen zich door de gesprekken gezien, gehoord en gewaardeerd en dat is belangrijk in een goede relatie.’

Gerliene van Ginkel, adviseur Zorg en Veiligheid en informatieregisseur van ZVH, nam de interviews af. ‘De partners vonden het fijn dat ze hun verhaal konden doen in een één-op-één gesprek’, zegt zij. ‘Het gaf meer ruimte om te vertellen over hoe ze de samenwerking binnen het netwerk ervaren.’

Het analysekader dient om de uitkomsten van de vragenlijsten systematisch te duiden. Samen met de regisseur van het netwerk maken we dit analysekader op maat voor het betreffende netwerk en de context waarin dat netwerk actief is. De resultaten komen in een rapportage, gebaseerd op een format. Hoe dat format er precies uitziet, hangt af van voor wie de rapportage bedoeld is. Ook dit format is op maat gemaakt, het houdt rekening met wat voor de betreffende situatie het meest van belang is. De rapportage biedt altijd een helder inzicht in hoe partners naar de samenwerking kijken en waar verbetering mogelijk en wenselijk is.

Toepassing en waarde van de methodiek in de praktijk

Ro Kartodirdjo geeft aan dat de methodiek van grote toegevoegde waarde is voor zijn netwerk. ‘De methodiek pakt alle elementen van de samenwerking, dat maakt het waardevol. Iedereen is tevreden dat we op deze manier met het netwerk aan de slag zijn gegaan. Een pluim op de hoed van iedereen die werkt aan de samenwerking.’

Het gebruik van de methodiek vraagt wel van mensen dat ze zich kwetsbaar durven opstellen. Ro Kartodirdjo: ‘Het kan best confronterend zijn. Als het netwerk minder goed functioneert of de relaties minder positief zijn, ga je dat met deze methodiek ook snel zien. Wat betekent dat dan voor de regisseur en de netwerkpartners?’

Ro Kartodirdjo is tevreden met de uitkomsten in de rapportage over zijn netwerk. ‘De relaties zijn goed, mensen weten elkaar te vinden, durven elkaar aan te spreken en voelen zich gewaardeerd.’

Dat de inhoud van de rapportage volledig is gebaseerd op input die partners zelf leveren, ziet Gerliene van Ginkel als groot pluspunt. ‘We kunnen dingen op de juiste plek beleggen, zoals in de stuurgroep van het netwerk en er concrete actiepunten uithalen om mee aan het werk te gaan.’

‘Er komen duidelijke verbeterpunten uit voor mijn netwerk’, vult Ro Kartodirdjo aan. ‘Nu is er een rapportage waarin naar voren komt dat veel verantwoordelijkheid bij ZVH als bureau ligt, en minder bij de partners. Dus kunnen we, bijvoorbeeld in de stuurgroep, concreet bespreken wat we hieraan willen doen. Als we die knelpunten samen aanpakken en werken in kleine groepjes van partners, werken we tegelijkertijd ook aan gezamenlijk eigenaarschap.’

ZVH past de nieuwe werkwijze jaarlijks toe en levert telkens een rapportage op aan de stuurgroep. Dit stelt het netwerk in staat om gezamenlijk continu te blijven werken aan de kwaliteit van de samenwerking. 

Conclusie

Het uitgangspunt is eenvoudig: een netwerk bestaat uit relaties tussen actoren. Door te meten wat de kwaliteit van die relaties is, weet je wat de kwaliteit van het netwerk is. Dat is de theorie achter de methodiek. De praktijk is natuurlijk complexer. Het instrument is hoe dan ook waardevol voor netwerken zoals dat van ZVH Baronie Breda, omdat het helpt om gefundeerd met elkaar in gesprek te gaan over kwaliteit én om samen gericht te werken aan verbetering. Het geeft helder inzicht in hoe het netwerk functioneert. Ook zorgt het ervoor dat partijen zich collectief verantwoordelijk voelen voor het goede verloop van de samenwerking. Dat is cruciaal: net als liefde is netwerksamenwerking een werkwoord. Iedereen moet actief meedoen om succesvol te zijn.

Meer informatie

Voor meer informatie of een vrijblijvende afspraak kunt u contact opnemen met managing consultant Manon Helmich, via telefoonnummer 06-37178401 of mail naar manon.helmich@bmc.nl. U kunt ook gebruik maken van onderstaand contactformulier.