Zullen we ‘afspraak = afspraak’ maar niet meer afspreken?

door Peter van Biemen, senior adviseur

Het klinkt zo stevig: ‘afspraak = afspraak’. Alsof de weerbarstige wereld van organisaties daardoor ineens helder, beheersbaar en stuurbaar wordt. Terwijl in de soms aanvullende zin ‘en dan moeten we ons er nu ook echt aan houden …’ de twijfel van de uitkomst al doorklinkt. Hoe komt het dat de waarde van afspraken soms zo tijdelijk en fragiel is?

In de theorie van de Transactionele Analyse wordt een afspraak een ‘contract’ genoemd. Een overeenkomst tussen twee partijen waarin is bepaald wat het doel is waaraan wordt gewerkt, op welke wijze dit tot stand komt en onder welke voorwaarden. Een belangrijk onderdeel in de contractering is het expliciet maken van onuitgesproken beelden en verwachtingen. Zo kan in een onvoldoende expliciet gemaakt coachingscontract de onuitgesproken verwachting van een coachee zitten dat de coach ervoor gaat zorgen dat de problemen opgelost worden. Een noodzakelijke vraag is dan ook: ‘Wat ben jij bereid om te doen in het oplossen van het vraagstuk?’

In organisaties staan we vaak onvoldoende stil bij de risico’s van de gemaakte afspraken. Vragen als ‘als het mis gaat, waar gaat het dan mis?’ of ‘hoe zijn we allebei betrokken bij en gemotiveerd voor deze afspraak?’ worden niet of onvoldoende gesteld.

Een tweede element bij contractering waaraan organisaties vaak geen aandacht besteden vormen de omstandigheden waaronder de afspraak tot stand komt.

Veel afspraken beogen het oplossen van een probleem of een vraagstuk. Niet zelden veroorzaken deze problemen en vraagstukken de nodige stress in de organisatie en/of bij de betrokkenen zelf. Stress die vervolgens terugkeert in de manier waarop de afspraak tot stand komt.

In de spanning bij het maken van een afspraak (niet zelden aan het eind van een bijeenkomst, waardoor tijdsdruk ook nog een rol speelt) openbaart zich onze werkstijl.

We kunnen veel plezier beleven aan onze werkstijl en vaak worden we er ook om gewaardeerd, maar onze werkstijl kan ons ook lelijk in de weg zitten.

Vanuit de Transactionele Analyse onderscheiden we vijf verschillende werkstijlen (of ‘drivers’). De meeste mensen hebben er twee of drie die dominant zijn.

• Wees Perfect (‘zorgvuldige preciezen’, die de punten op de i zetten, maar altijd wel iets vinden wat beter moet)

• Wees Sterk (‘onvermoeibare doorzetters’, die telkens doorgaan, maar moeite hebben om te ervaren dat het genoeg is)

• Doe je best (‘nieuwsgierige enthousiastelingen’, die op zoek zijn naar vernieuwing, maar moeite hebben met afwerking en routine)

• Doe een genoegen (‘behulpzame sensitievelingen’, die zorgzaam zijn, maar de neiging hebben zichzelf weg te cijferen)

• Schiet op (‘vlotte tempomakers’, die heel rap hun klussen klaren, maar wel erg druk kunnen zijn)

Het probleem is dat mijn werkstijl tijdens het maken van afspraken negatief aan kan staan.  Als ik gevoelig ben voor sfeer (Doe een genoegen) ben ik misschien snel geneigd om ‘ja’ te zeggen als mij iets gevraagd wordt. Ik wil immers aardig gevonden worden en heb er een hekel aan als er spanning ontstaat.

Als er iets nieuws ontwikkeld moet worden, kan mijn Doe je best met me aan de haal gaan en ben ik in mijn enthousiasme al akkoord gegaan met het voorstel of de vraag zonder goed te onderzoeken wat de consequenties zijn.

Als er niet zo snel iemand beschikbaar is, kan het zijn dat ik bereid ben om het er ‘even bij te doen’ (iemand moet het doen en mijn Wees Sterk heeft niet in de gaten dat mijn to-dolijst al helemaal vol is).

Mijn Wees Perfect kan ervoor zorgen dat ik het zelf wel doe, want ik heb tenslotte het beste in de gaten hoe het moet gebeuren.

Kortom, als we niet goed onderzoeken of we oprecht ‘ja’ kunnen zeggen zonder voorbehoud of onbewuste bijbedoelingen, bestaat de kans dat we ons bij nader inzien hebben laten opzadelen met een activiteit waar we later spijt van krijgen.

Organisaties zouden ervan uit kunnen gaan dat iedere afspraak tijdelijk is en dat iedereen mag terugkomen op gemaakte afspraken. Dat geeft ruimte voor hercontractering en met name kwaliteitsverbetering in de samenwerking en daardoor de resultaten. Het is een miskenning dat mensen misbruik zouden maken van het feit dat er op afspraken teruggekomen mag worden (‘zoals de waard is vertrouwt hij zijn gasten’). Het overgrote deel van de mensen wil als betrouwbaar gezien worden en doet z’n uiterste best om afspraken na te komen.

Misschien kun je eens nagaan (in je omgeving) welke werkstijl(en) op jou van toepassing zijn en welke impact die kunnen hebben op het maken van afspraken.

Meer informatie

Voor meer informatie of een vrijblijvende afspraak kunt u contact opnemen met senior adviseur Peter van Biemen via telefoonnummer 06 - 10 77 43 67 of per e-mail naar peter.van.biemen@bmc.nl. U kunt ook gebruik maken van onderstaand contactformulier.