VNG Jaarcongres 2022: serious game geeft inzicht in uitvoeringskracht

Gemeenten staan op dit moment voor de schone taak om de ambities die zijn verwoord in de nieuwe coalitieakkoorden om te zetten in uitvoeringskracht. Met een serious game heeft BMC tijdens het VNG Jaarcongres 2022 op speelse wijze inzicht gegeven in de uitdagingen en valkuilen die hierbij op de loer liggen, én hoe ze daarmee kunnen omgaan.

De deelnemers kruipen tijdens de serious game in de huid van de ambtelijke top van de virtuele gemeente Meerzee. Onder het motto ‘Stapelen, sturen & samenwerken’ krijgen zij in groepjes de opdracht om de ambities van het op het scherpst van de politieke snede onderhandelde coalitieakkoord van deze gemeente tot uitvoering te brengen. Dat doen ze op basis van het door BMC ontwikkelde model van uitvoeringskracht. De ambities in het akkoord zijn teruggebracht tot vier thema’s: Gezonde jaren, Nieuwe energie, Sterke basis en Inclusieve stad. Op een speelbord geven de virtuele ambtenaren met fiches aan met welke maatregelen zij elk thema willen uitvoeren. De maatregelen zijn verdeeld over zes gebieden: Hogere kaders (bijvoorbeeld lobby’s, ruimte vanuit de provincie), Financiën (zoals belastingen of reserves), Capaciteit (denk aan formatieplaatsen of efficiëntiewinst), Motivatie (bijvoorbeeld managementfilosofie of extra’s voor personeel), Samenwerking (met bewoners, buurgemeenten of partners), en Ambitie (naar boven of beneden bijstellen). Voor elk thema mag het virtuele ambtelijke apparaat fiches inzetten, waarmee het verwacht de ambities uit het akkoord te verwezenlijken.

Complex spel

Net als in de werkelijkheid is het in deze virtuele setting een complex spel van discussiëren, onderhandelen en keuzes maken. Er staan uitdagende ambities in het coalitieakkoord van Meerzee. Wil men die financieren door de toeristenbelasting te verhogen of door een efficiencyslag te maken? Bovendien kan een maatregel voor het ene thema gevolgen hebben voor een ander thema. ‘Als je begint met het verhogen van de belasting, roep je weerstand op en heb je direct een achterstand bij de overige ambities’, aldus een van de deelnemers. 

Prioriteiten stellen

Het stellen van prioriteiten komt regelmatig terug in de onderhandelingen. Zetten we in op vernieuwing en inclusiviteit of vinden we vooral een solide (financiële) basis belangrijk? Ook proberen groepen verbindingen tussen de verschillende thema’s en maatregelen te leggen. Daarvan verwachten ze extra uitvoeringskracht. Dit soort vragen en overwegingen leidt aan de tafels tot een levendige discussie, waarbij regelmatig fiches met maatregelen op het speelbord worden gelegd en er weer vanaf gehaald worden. 

Je wilt niet beginnen met de maatregel belastingverhoging, maar we houden hem wel in het oog. – Martien Brander, gemeente Woerden

Uiteenlopende strategieën

Tijdens de serious game blijkt dat de groepen met uiteenlopende strategieën tot een werkbare uitvoeringsparagraaf willen komen. De ene groep hanteert een top-downbenadering: eerst een grove verdeling van de maatregelen, daarna in gesprek gaan over de details en de consequenties ervan. Andere groepen werken juist van onderaf. Zij lezen eerst alle stukken uitvoerig door om bij het bediscussiëren van potentiële maatregelen goed beslagen ten ijs te komen. En er was een groep die het vooral in de samenwerking zoekt: ‘Alles begint met teambuilding’. Deze deelnemers houden tijdens het hele proces rekening met alle rollen, kennis en belangen van de onderhandelingspartners. Zo bundelen ze de persoonlijke krachten en nemen ze mensen beter mee in de uitvoering. 

Veranderende omstandigheden

De coronapandemie, de oorlog in Oekraïne… Sommige globale gebeurtenissen hebben ook op lokaal niveau impact. Woningbouwopgave, stikstof, energietransitie, klimaatadaptatie lopen ‘gewoon’ door, naast reguliere wettelijke taken. En dan hebben gemeenten te maken met toenemende schaarste op de arbeidsmarkt. Kortom, veranderende omstandigheden vragen om nieuwe afwegingen en wellicht andere keuzes. Ook in de serious game komen dit soort situaties voor. De deelnemers moeten dan opnieuw in gesprek: zijn de maatregelen nog effectief of vergen ze aanpassing? ‘Vangen we de tegenvaller op met een belastingverhoging, gaan we bezuinigen of teren we in op onze reserves?’, aldus een deelnemer. Of over een moeilijk te vervangen ervaren projectleider die een andere baan heeft gevonden: ‘Gaan we nu tijd kopen? Dat geeft ook kansen om de financiën op orde te brengen.’ Ook hier zoekt één groep weer de verbinding: ‘Door setjes van maatregelen te maken, kunnen we ondanks de beperkte mogelijkheden toch veel impact maken.’ 

Pijnpunten incasseren

Net als in de werkelijkheid moeten de deelnemers aan de serious game ook pijnpunten incasseren. Vanwege alle ontwikkelingen kunnen ze niet alle ambities uit het coalitieakkoord tot uitvoering brengen. ‘We kiezen ervoor te prioriteren en de samenwerking op te zoeken, omdat we het niet meer alleen kunnen’, verduidelijkt een groep een gemaakte keuze. Andere groepen stellen de ambities naar beneden bij ten koste van bijvoorbeeld de gewenste diversiteit, inclusiviteit of klimaatmaatregelen. In meerdere groepen is overeenstemming dat lastenverzwaringen een noodzakelijk kwaad zijn in moeilijke tijden. Dat maakt dan wel dat de onderhandelingen soepeler verlopen. Het meest rigoureuze pijnpunt van de dag: in één groepje stapt het halve bestuur van Meerzee op. Ook dat is blijkbaar een mogelijke uitkomst van onderhandelingen in een virtuele setting.

Het is een pijnpunt dat we onze ambitie voor nieuwe energie moeten bijstellen, omdat we nu eenmaal te weinig personeel hebben. – Annemarie Dubbink, gemeente Hellendoorn

Extra dimensie

De persoonlijke rollen die de deelnemers van de spelleiding hebben gekregen, geven een extra dimensie aan de onderhandelingen. Soms zorgen ze voor verbazing of onbegrip. ‘Wij hadden een heel interessant proces’, vertelt een deelnemer. ‘De afdelingsmanager Fysiek ging het voor zichzelf wel even goed regelen, waarna de manager Sociaal de bezuinigingen weer terugdraaide.’ In andere situaties bieden de rollen juist mogelijkheden, bijvoorbeeld omdat de ambtelijke top kan profiteren van de specifieke expertise en ervaring van een deelnemer. En dat zien we natuurlijk ook terug aan de echte onderhandelingstafel. 

Sommige deelnemers hebben tijdens het spel een andere, meer uitvoerende rol dan in werkelijkheid. Dat heeft voor meer bewustzijn over het spanningsveld tussen gestelde ambities en uitvoering gezorgd. ‘Ik merk dat je als ambtenaar makkelijk aannames doet over de wensen van het bestuur. Het is soms maar de vraag of dat wel overeenkomt met wat het bestuur echt bedoelt.’ 

Leermomenten

Het spelen van de serious game maakte duidelijk dat het proces van omzetten van de ambities van een coalitieakkoord in uitvoerbare maatregelen niet over één nacht ijs gaat. Vele factoren spelen een rol om te komen tot een maximale hoeveelheid uitvoeringskracht. Deels gaat het daarbij om invloeden van menselijke aard. Die komen bijvoorbeeld aan de oppervlakte in de rollen die onderhandelingspartners vertegenwoordigen. Het in de huid kruipen van een ander helpt bij het vergroten van inzicht en begrip. 

Het door BMC ontwikkelde model van uitvoeringskracht geeft inzicht in de invloeden die er in dit proces spelen. De zes gebieden van het model zijn als het ware de knoppen waaraan de onderhandelaars kunnen draaien om de gewenste resultaten te bereiken. 

Meer informatie

Staat u ook voor de stap om uw coalitieakkoord te vertalen in een uitvoeringsprogramma met een gezonde balans tussen ambities en uitvoeringskracht? En wilt u daar eens in een andere, stimulerende setting met elkaar over in gesprek. Neem voor meer informatie over de serious game of een vrijblijvend gesprek contact op met Marco Kerstens.