‘Het voelt hier niet veilig!’

door Peter van Biemen, senior adviseur

‘Het voelt hier niet veilig!’ Deze uitspraak hoor ik regelmatig als ik medewerkers in organisaties spreek over de manier waarop er leiding wordt gegeven, hoe de samenwerking met (sommige) collega’s verloopt en de wijze waarop het team (niet) functioneert. Een korte uitvraag in mijn omgeving leert dat er meer organisatieadviseurs  en teamcoaches zijn die deze ervaring hebben. Wat is er aan de hand in veel organisaties waardoor deze uitspraak zo frequent gebezigd wordt? En met name, wat moeten en kunnen we ermee?

Gevoel van veiligheid ontstaat door een tweetal aspecten: de kwaliteit van menselijk contact en de gelegenheid om competent te zijn. Het zijn juist deze aspecten die onder druk staan in organisaties die met veranderingen bezig zijn. Aangezien veranderingen een constante factor zijn in onze organisaties, beleven veel mensen dan ook een permanente (werk)druk.

Ontmoeting in de knel

De kwaliteit van menselijke contact wordt onder meer door de toenemende informatisering en flexibilisering schraler. In de theorie van de Transactionele Analyse wordt de manier waarop we met onze tijd omgaan in relatie tot anderen uitgedrukt door het concept van ‘tijdstructurering’, waarbij de intensiteit van de interactie in oplopende zin beleefd wordt door:

1. terugtrekken (tijd om alleen te zijn, zodat er ruimte is voor reflectie en contemplatie);
2. rituelen (bezigheden met een sterk voorspellend karakter, waardoor een basis van veiligheid en zekerheid kan ontstaan);
3. tijdverdrijf (ruimte voor sociale interactie, zodat verdere ontmoeting vorm kan krijgen);
4. activiteiten (het gezamenlijk werken aan taken, doelen en resultaten);
5. ontmoeting (het vrijelijk uitwisselen van gedachten, gevoelens, problemen en plezier in positieve zin, maar ook het vastzitten in disfunctionele samenwerkingspatronen (verwijt, onmacht, energieverlies e.d. in negatieve zin)).

Tijd voor een werkelijke ontmoeting in organisaties wordt vaak niet genomen en moet vooral ook bepaald worden door de inhoud van het werk, waardoor het niveau van positief ontmoeten zelden wordt bereikt. Het risico bestaat dan ook dat de ontmoeting vooral vorm krijgt door negatieve uitingen over werkbeleving, gebrek aan erkenning en onduidelijkheid over de toekomst.

De gelegenheid om competent te zijn staat onder druk door het hoge tempo van veranderingen, waardoor medewerkers in de ontwikkeling van hun competentiecurve nauwelijks toekomen aan het integreren van de nieuw verworven vaardigheden in hun werkzaamheden.

Nieuwe competenties hebben tijd nodig om geïntegreerd te worden en betekenis te krijgen in de nieuwe omgeving. In organisaties (vanuit het management) wordt dit vaak ervaren als weerstand tegen verandering en hakken in het zand. Vanuit de ontwikkelingspsychologie is bekend dat gevoelens van verstarring, ontkenning en frustratie een volkomen logische reactie op nieuwe omstandigheden zijn. Een juiste duiding van deze gedragingen is dan ook noodzakelijk om tot verdere ontwikkeling te komen.

Welke opties staan ons open om niet alleen een positieve ontmoeting mogelijk te maken, maar mensen ook resultaat te laten behalen in hun werkzaamheden? Het antwoord komt uit wellicht onverwachte hoek …

De kracht van verbinding: ‘secure base’

De Amerikaanse psycholoog en gijzelingsonderhandelaar George Kohlrieser heeft een jarenlange ervaring om in zeer stressvolle situaties resultaat te behalen en soms zeer gewelddadige gijzelingssituaties tot een goed einde te brengen. Zijn ervaringen in gijzelingssituaties heeft hij meegenomen naar organisaties vanuit de gedachte dat we elkaar in organisaties soms mentaal in gijzeling nemen. Ook in de uitspraak ‘het voelt hier niet veilig’ zit een gijzelingselement, zowel richting de leidinggevende als ten opzichte van de persoon zelf. Welk antwoord kan een gijzelingsonderhandelaar ons hierin geven?

Een belangrijk vertrekpunt in het oplossen van gijzelingssituaties is het aangaan van verbinding. Kohlrieser noemt dit het creëren van een ‘secure base’[1]. Het laten ontstaan van een toegankelijke, op veiligheid gerichte situatie, waarin ruimte is voor het vrijelijk uitwisselen van gevoelens. Leidinggevenden worstelen nogal eens met de vraag hoe ze medewerkers veiligheid kunnen bieden. De gedachte bestaat soms dat dit tot uitdrukking kan komen door een vast dienstverband, heldere taak- en functieomschrijvingen, protocollen en beleid. Niets is echter minder waar; veiligheid in organisaties ontstaat doordat leidinggevenden bereid en in staat zijn om beschikbaar te zijn voor hun medewerkers. Beschikbaarheid is in dit geval niet louter een tijdsaangelegenheid, maar vooral een mentale kwestie. Is de leidinggevende in staat om een bedding te creëren waar ruimte bestaat voor twijfel, kwetsbaarheid, onmacht, boosheid en angst? Een bedding die gebaseerd is op vertrouwen, perspectief, moed en begrip, waardoor er ruimte is voor de werkelijke ontmoeting?

Daarnaast is het van groot belang dat leidinggevenden in staat zijn om voortdurend de waarden en normen van de organisatie voor te leven. Als bijvoorbeeld zelforganisatie of zelfsturing genoemd wordt als toekomstperspectief (en dat geldt nogal eens voor organisaties in de publieke sector), hoe komt dit dat dan tot uitdrukking in de relatie tussen leidinggevende en medewerker? Door congruent en voorspelbaar te zijn kunnen medewerkers zich veilig gaan voelen in een veranderende en dynamische context.

Het tweede element is het creëren van uitdagende doelstellingen die gebaseerd zijn op de wensen en verlangens van de medewerkers. Over het algemeen zijn medewerkers in organisaties heel goed in staat om te verwoorden wat een dag voor hen succesvol maakt, wat voor imago zij in de organisatie willen hebben en waarom dat belangrijk voor hen is.

Het is aan de leidinggevende om op basis hiervan doelen te formuleren die hun medewerkers ‘stretchen’ in hun capaciteiten en kwaliteiten. Als het doel te ver verwijderd is van de mogelijkheden levert dat stress op, als het te weinig uitdaging biedt gaan medewerkers zich vervelen. Ten slotte is het van belang dat leidinggevenden oog hebben voor de prestaties die medewerkers leveren en hier ook volmondig uiting aan geven.

Misschien dat je op basis hiervan eens kunt nagaan wie of wat voor jou een ‘secure base’ vormt. Wat doen mensen voor jou waardoor er een ‘secure base’ ontstaat en hoe zou jij (nog meer) een ‘secure base’ voor je omgeving kunnen zijn?

Meer informatie

Voor meer informatie of een vrijblijvende afspraak kunt u contact opnemen met senior adviseur Peter van Biemen via telefoonnummer 06 - 10 77 43 67 of per e-mail naar peter.van.biemen@bmc.nl. U kunt ook gebruik maken van onderstaand contactformulier.

[1] In de Nederlandse vertaling van ‘Hostage at the table’ van George Kohlrieser (‘Laat je niet gijzelen’) wordt de term ‘secure base’ onvertaald gelaten; vandaar dat ik ook hier deze term gebruik.