Scherpere keuzes in het sociaal domein? Gebruik data-inzichten

Het sociaal domein is rijk aan grote uitdagingen en stevige ambities. Als gemeente beschrijf je die in een visie of meerjarenstrategie: wat wil je (op de lange termijn) bereiken, waarom en voor wie? Maar deze plannen zijn vaak te algemeen om de gewenste verandering te bereiken. Hoe maak je maatschappelijke opgaven en bijbehorende ambities voldoende concreet? BMC adviseert om daarvoor data in te zetten.

Onderbouw beleidskeuzes met data

Het lijkt misschien simpel, maar in de praktijk is het concretiseren van opgaven en ambities ingewikkeld. Concretiseren vraagt om het maken van scherpe keuzes. Dit betekent dat je op sommige thema’s niet of minder investeert. Bestuurlijk, tactisch én operationeel brengt dit uitdagingen met zich mee. Geconcretiseerde opgaven en ambities helpen dan om in beweging te komen, maar het zijn geen ‘heilige’ doelen.

Bij BMC zien we in data een vliegwiel om scherpe inhoudelijke keuzes te maken. Met behulp van data kun je uitgangspunten voor beleid onderbouwen en objectief maken. Denk bijvoorbeeld aan het benoemen van de juiste indicatoren en streefwaarden om opgaven en doelstellingen scherp te definiëren.

Acht bouwstenen voor een datagedreven aanpak

BMC heeft veel gemeenten ondersteund bij datagedreven werken en sturen op resultaat. In dit artikel geven we vanuit onze ervaringen 8 bouwstenen om de samenhang tussen inhoud en data te vergroten. In 4 bouwstenen richten we ons op de inhoud: hoe gebruik je data om scherpe keuzes te maken en doelstellingen en resultaten aan te scherpen. De andere 4 bouwstenen gaan over de organisatie: hoe borg je deze datagedreven manier van werken. Bijvoorbeeld door rollen, verantwoordelijkheden en budgetten vast te leggen. Zo voorkom je dat datagedreven werken blijft steken in pilots of losse projecten.

1. Concrete doelen, resultaten en acties

Een datagedreven aanpak begint met het formuleren van concrete doelen en acties. Data bieden meerwaarde aan de inhoudelijke opgave, niet andersom. Bepaal doelen (op het niveau van de samenleving) en resultaten (direct te koppelen aan de inzet van een organisatie, team of professional). Om de samenhang tussen doelen, resultaten en acties in beeld te brengen, gebruikt BMC bijvoorbeeld het doelen-inspanningen-netwerk (DIN) als onderdeel van Aanpakken met Impact. 

2. Van inhoudelijke opgave naar informatievraag en indicatoren

In deze bouwsteen vertalen we doelen en resultaten naar een informatievraag. Welke informatie is er nodig om de inhoudelijke vraag te kunnen beantwoorden en wat zijn bijpassende indicatoren? Indicatoren zijn vaak te vinden in bestaande monitors, benchmarks en wetenschappelijke onderzoeken. Als ze niet beschikbaar zijn, is het interessant om een nulmeting te doen. Indicatoren kunnen op verschillende niveaus worden geformuleerd. De gemeenteraad wil sturen op maatschappelijk effect terwijl de toegang sociaal domein wil sturen op capaciteit en doelbereik op casusniveau. Dat vraagt om andere indicatoren.

Voorbeeld: resultaten en prestaties voor maatschappelijke participatie
Onderstaande figuur geeft een denkkader voor het concretiseren van doelen, resultaten en indicatoren.

Toegepast op een beleidsthema:

1. Visie en ambitie: onze inwoners doen mee naar vermogen
2. Resultaten (outcome): toename van de maatschappelijke participatie in 2023 met 5% ten opzichte van 2022
3. Resultaatindicator: het percentage inwoners dat zich vrijwillig inzet of informele zorg levert
4. Prestaties (output): aantal mantelzorgers en vrijwilligers
5. Prestatie-indicatoren: aantal matches vrijwilligers / bereik mantelzorgers / deelname aan cursussen en activiteiten

3. Van informatievraag naar data

Het formuleren van een informatievraag leidt niet automatisch tot het juiste antwoord. Vaak volgen eerst nieuwe vragen. Zijn er passende data beschikbaar? Is de kwaliteit van de data goed? En hoe is het gegevensmanagement georganiseerd? Het kan bijvoorbeeld nodig zijn om de juiste koppelingen te maken tussen systemen en datasets, maar ook om concrete dataproducten te maken, zoals een monitor of dashboard.

4. Data-inzichten duiden en toepassen in beleid en uitvoering

Het risico is dat een dataproduct, zoals een dashboard, geen onderdeel wordt van het dagelijks werk, maar een losstaand product blijft. Om dit te voorkomen zijn twee dingen van belang:

• Besteed aandacht aan het duiden van de data-inzichten. Welke kennis levert de data op, welke samenhang zie je, welke aanknopingspunten voor de uitvoering zie je? Het maken van een handreiking en het organiseren van ‘duidingssessies’ helpen hierbij.
• Pas de data-inzichten toe in de beleidscyclus, het contractmanagement of bijvoorbeeld het inkoopbeleid. Zo’n aanpak zorgt ervoor dat je keuzes in beleid en uitvoering beter onderbouwt en maakt het mogelijk om de voortgang te monitoren.

Voorbeeld: data-inzichten voor wachttijden jeugdhulp toepassen
Stel: je hebt een dashboard dat inzicht geeft in de wachttijden voor jeugdhulp. De kennis die dit oplevert, kun je inzetten in het contractmanagement. In de periodieke gesprekken met aanbieders kun je de wachttijdinformatie bespreken, trends laten zien en vergelijkingen maken met andere aanbieders. Daarnaast kun je de informatie gebruiken in algemene kennisbijeenkomsten met aanbieders en om het accounthouderschap binnen de gemeente door te ontwikkelen. Afhankelijk van de gesprekken en de analyses kun je de kennis over wachttijden ook gebruiken om de contractafspraken voor een volgend jaar aan te scherpen, en keuzes te maken voor een nieuw inkoopbeleid en/of je strategie.

5. Cirkel van invloed en betrokkenheid partners

In het sociaal domein gebeurt veel in samenwerking en partnerschap, bijvoorbeeld met buurgemeenten én maatschappelijke partners. Het is belangrijk om je cirkel van invloed als gemeente mee te nemen in het concretiseren van je opgaven en ambities. Zo zijn er andere partners betrokken bij een (niet regionaal georganiseerde) gemeentelijke toegang dan bij de inkoop van jeugdhulp of Wmo, waarbij meerdere gemeenten een rol spelen. Stem je aanpak daarom steeds af op je cirkel van invloed. BMC hanteert bijvoorbeeld een sociale netwerkanalyse, waarin de relevante partners op het gebied van data een plek krijgen.

6. Opdrachtgeverschap voor datagedreven aanpak

Data raken niet alleen het sociaal domein, maar gaan door de hele organisatie heen. De opdrachtgever zorgt ervoor dat de juiste mensen op de juiste plek werken aan het thema, maar ook dat er voldoende middelen beschikbaar zijn om het thema succesvol verder te brengen. De mogelijkheden daarvoor zijn mede afhankelijk van de datavolwassenheid van de organisatie.

Voorbeeld: Opdrachtgeverschap datagedreven werken organiseren
Je benoemt datagedreven werken per domein of organisatiebreed als thema, zorgt dat er (ontwikkel)budget is en formuleert het als opgave binnen het management. Je toont de toegevoegde waarde van het werken met data expliciet aan en monitort de voortgang van beleidsdoelen op basis van data. Je beschrijft rollen en verantwoordelijkheden en borgt de samenwerking tussen verschillende organisatieonderdelen.

7. Aansluiting tussen beleid en informatievoorziening

Samenhang tussen inhoud en data begint bij samenwerking tussen medewerkers met verschillende rollen. Aan de kant van de inhoudelijke opgave zijn dat de ‘producteigenaar’, inhoudelijk opdrachtgever en gebruikers van dataproducten. Bij informatievoorziening gaat het aan de ene kant om medewerkers die gegevens verwerken voor het primaire proces (bijvoorbeeld applicatiebeheerders, functioneel beheerders en informatiearchitecten). En aan de andere kant om mensen die gegevens analyseren, zoals data-analisten (verzamelen en analyseren van data), data-engineers (organiseren van datastromen/flow voor dataproducten) en Business Intelligence-specialisten (onder andere visualisaties en dashboards maken).

Deze veelheid aan rollen vraagt om afstemming en samenspel. Daarmee voorkom je dat bijvoorbeeld data-analisten producten opleveren die niet aansluiten bij de inhoudelijke opgaven of dat inhoudelijke vragen onvoldoende scherp worden vertaald in een informatievraag. De aansluiting tussen beleid en informatievoorziening kan plaatsvinden op project- of programmaniveau, maar ook op afdelings- of organisatieniveau.

8. Investeren in een ontwikkeltraject met feedbackloops

De aansluiting tussen data en inhoud realiseer je niet van de ene op de andere dag. Dit vraagt een methodische aanpak. Zodat je constant naar de verschillende facetten blijft kijken.

Zo kunnen de data aantonen dat de doelstellingen te ambitieus (of juist niet) geformuleerd zijn. Dit vraagt om bijsturing. Daar moet je een geschikt proces voor inrichten: een feedbackloop. In de organisatie zijn dit meerdere cycli. Denk bijvoorbeeld aan een feedbackloop die aansluit op de planning-en-control-cyclus of één die aansluit bij de doelen van het management.

Voorbeeld: methodisch werken
Hieronder presenteren we een voorbeeld hoe je methodisch kunt werken om data-inzichten te laten bijdragen aan het oplossen van inhoudelijke opgaven.

Maatschappelijke opgave 

• Wat is het gewenste maatschappelijke resultaat?
• Wat zijn (sub)doelen of resultaatgebieden?

Informatievraag

• Waaraan kunnen we zien dat het resultaat is bereikt (resultaatindicatoren)?
• Welke activiteiten dragen bij aan het resultaat (prestaties)?
• Waaraan is te zien of de activiteit de gewenste prestatie heeft behaald en hoe wordt dit gemeten?
•  (prestatie-indicatoren)?

Kwaliteit data / beschikbaarheid

• Welke data (uit welke bron) zijn beschikbaar om indicatoren te vullen?
• Wat is de kwaliteit van de data (volledig, tijdig)?

Modelleren, testen en toepassen

• Data-analyse uitvoeren (bijvoorbeeld ordenen, verbanden leggen, voorspellende algoritmes)
• Functionele test (werkt het voor de gebruiker) en technische test (doet het model wat het moet doen)
• Toepassen door gebruikers en documenteren van codes, definities en databronnen.

Vanuit het toepassen volgt evalueren en van daaruit start de cyclus opnieuw.

Maatwerk voor uw gemeente

De grote uitdagingen en ambities in het sociaal domein vragen om scherpe inhoudelijke keuzes. In dit artikel hebben we laten zien hoe data hierin een belangrijke rol kunnen spelen. De acht bouwstenen helpen hierbij. Tegelijkertijd verschilt de uitwerking van de bouwstenen van gemeente tot gemeente. BMC denkt en werkt graag met u mee bij het uitwerken, invullen en uitvoeren van de bouwstenen. Herkent u de noodzaak om scherpe keuzes te maken in het sociaal domein en gaat u hiermee aan de slag? Neem dan contact op met Tobias Hendriks of Heleen Rijnkels voor meer informatie of een vrijblijvend gesprek.