Eén klantregiesysteem toegang sociaal domein: optimaal voor inwoner, professional en bestuurder

In vrijwel alle gemeenten zijn speciale teams ingericht (zoals sociale wijkteams) om de toegang tot hulp, zorg en ondersteuning te organiseren. Optimale informatievoorziening is niet alleen cruciaal voor de professionals in deze teams, maar ook voor inwoners en bestuurders. Inwoners willen niet lastiggevallen worden met bureaucratie. Bestuurders willen informatie die mogelijkheden biedt tot monitoren en sturen.

BMC biedt gemeenten en teams oplossingen vanuit praktijkervaring, ICT-deskundigheid en inhoudelijke kennis van het sociale domein.

Sociale (wijk)teams

Sociale (wijk)teams bestaan veelal uit professionals van verschillende organisaties. Zij hebben in de praktijk te maken met twee opdrachtgevers: de organisatie van waaruit ze zijn gedetacheerd en de gemeente. Daarbij horen ook twee administratieve systemen ter ondersteuning van het dagelijks werk: één voor de eigen organisatie en één voor het sociale team.

De kunst is deze systemen zodanig te koppelen dat teams altijd over de juiste informatie beschikken. Mede vanwege vraagstukken rondom de bescherming van persoonsgegevens vergt koppeling een zeer zorgvuldige aanpak. Niet alles wat voor de eigen organisatie van belang is, hoort immers thuis in het toegangssysteem. Daarnaast lopen de functionele eisen en wensen bij de toegangspartners uiteen en is er (nog) geen standaard voor gegevensuitwisseling in de toegang tot het sociale domein.

Gemeente

De gemeente is naast partner in het wijkteam ook opdrachtgever van dit team. Daarnaast heeft de gemeente een uitvoerende taak in de backoffice, stelt ze beschikkingen op en wijst ze aanbieders toe. Bovenal bepaalt de gemeente het beleid voor het sociale domein en bewaakt ze de toegang en het budget. Dit alles leidt tot een grote behoefte aan adequate monitoringsinformatie.

De inwoner

De inwoner moet zicht hebben op de over hem geregistreerde gegevens en is in staat om informatie uit wisselen met zorgaanbieders, professionals en mantelzorgers. Hij heeft zelf controle over wie welke gegevens mag inzien en mag gebruiken. Daardoor hoeft hij niet onnodig gegevens dubbel op te geven en wordt integrale benadering van zijn situatie mogelijk gemaakt.

De oplossing

BMC werkt vanuit het gemeenschappelijke belang van goed georganiseerde toegang tot de zorg enerzijds en de verschillende informatiebehoeften die daar bijhoren anderzijds.

Een gezamenlijk ICT-omgeving (ook wel (klant)regiesysteem genoemd) draagt bij aan verbetering van de toegang tot ondersteuning en levert een bijdrage aan effectieve samenwerking, de kwaliteit van dienstverlening, verkleinen van risico’s, faciliteren van veilige informatie-uitwisseling, vergroten van bedrijfsmatige efficiency, verkleinen van administratieve lasten en genereren van management- en sturingsinformatie.

Wat is een klantregiesysteem?

Een klantregiesysteem heeft betrekking op:

• Behoeftebepaling:
  • tonen integraal klantbeeld;
  • bieden triage- en diagnose-instrumenten.
• Planvorming:
  • opstellen en beheren plan;
• Regievorming:
  • uitzetten en monitoren opdrachten.

Bron: Gemeentelijke Referentiearchitectuur (GEMMA referentiecomponentenlijst)

De aanpak van BMC

De aanpak van BMC hangt vanzelfsprekend af van de vraag van de klant, maar kenmerkt zich doorgaans door de volgende stappen.

1. Draagvlak: in deze eerste stap gaan we na wat het draagvlak is voor een gezamenlijke ICT-omgeving voor de toegang. Gedurende deze stap wordt een gemeenschappelijk begrippenkader gevormd, dat het ‘goede gesprek’ ondersteunt tussen professionals en gemeentelijke medewerkers van bedrijfsvoering en ICT. We onderzoeken wat de functionele en technische randvoorwaarden zijn. Op grond van onze marktkennis van toegangssystemen spiegelen we die aan de mogelijkheden. Resultaat is antwoord op de vraag welk draagvlak er is voor een gezamenlijk én realiseerbaar klantregiesysteem voor de toegang.

2. Businesscase: in de tweede stap werken we een business case uit voor de realisatie. Met de business case kan worden gestuurd op de mate waarin de diverse actoren (burger, professional, bestuurder) worden bediend én of de inspanningen die daarvoor gedaan moeten worden in proportie zijn. Van belang hierbij is de organisatie van beheersaspecten zoals:

   • - Het eigendom van gegevens;

   • - Beveiligingsaspecten en bescherming van persoonsgegevens;

   • - Functioneel beheer;

   • - Werkplekondersteuning.

   Centraal staat de balans tussen het beperken van de administratieve last voor professionals en het vermogen te kunnen monitoren en sturen. Resultaat is een gedragen aanpak voor het realiseren van een passende informatievoorziening voor de toegang.

3. In kaart brengen informatiestromen: In de derde stap worden de werkafspraken in de toegang geconcretiseerd. Veel wijkteams werken momenteel nog langs relatief abstracte uitgangspunten. Samenwerking verloopt pas optimaal als de werkverdeling en –afspraken specifiek zijn. Anders wordt de implementatie van een systeem een teleurstelling. Eventuele knelpunten worden tijdig gesignaleerd zodat de vervolgstap effectiever verloopt.

4. Selecteren en implementeren: In de vierde stap wordt overgegaan op het verwerven en implementeren van het klantregiesysteem. Afhankelijk van de aanbestedingsvorm, maken wij met onze marktkennis van toegangssystemen een bij de situatie passende ‘short-list’. We stellen samen met professionals en ICT-functionarissen een programma van eisen op, begeleiden de aanbesteding en ondersteunen bij de implementatie.

Het eindresultaat

Met de aanpak van BMC realiseert u een ICT-omgeving die alle betrokkenen bij de toegang tot het sociaal domein voorziet van optimale informatie. Daarmee biedt u professionals maatwerk, zijn uw burgers goed geïnformeerd en daardoor meer zelfredzaam en kan uw gemeente dankzij gedegen managementinformatie sturing geven aan het beleid.

Meer informatie

Voor meer informatie of een vrijblijvende afspraak kunt u contact opnemen met senior adviseur Rob van 't Zand via telefoonnummer 06 - 10 58 84 23 of per e-mail naar rob.van.t.zand@bmc.nl. U kunt ook gebruik maken van onderstaand contactformulier.