Projectmanagement en de vele kansen om te struikelen

Door voormalig collega Toine van Helden, senior adviseur bij BMC en auteur van het boek 'Succesvol doelen bereiken'

“We gaan dit uitwerken in de vorm van een project. Het is een unieke activiteit en we weten wat we ermee willen bereiken. Er zijn verschillende disciplines of organisaties bij betrokken. We trekken er een bepaalde tijd voor uit, het budget wordt van tevoren vastgesteld en we stellen een projectleider (of-manager) aan die het geheel kan overzien.”

Dan kan er toch weinig misgaan, denkt menig bestuur dat zo de weg naar een concreet resultaat denkt te hebben gebaand. Helaas is de kans groot dat datzelfde bestuur na afloop van de geplande projectperiode constateert dat de resultaten tegenvallen. Soms wordt dat al duidelijk terwijl het project nog gaande is.

Omdat het sturen en beheersen van projecten zo lastig is, zijn er diverse methoden en technieken om een en ander in goede banen te leiden. Veel gebruikte methoden zijn Prince2 en (voor reviews) Gateway. Werken volgens een beproefde methode zou moeten garanderen dat het goed gaat. Waarom gebeurt het dan toch dat veel projecten teleurstellen of zelfs ronduit mislukken? Ik heb het talrijke keren onderzocht en het blijkt het steeds om dezelfde oorzaken te gaan.

De factor menselijke inschatting van kansen en risico’s

Ten eerste hebben we te maken met de factor “mens”. De Israëlische hoogleraar Daniel Kahneman, pionier op het grensvlak van economie en psychologie, maakt korte metten met de rationeel calculerende mens, waar wij decennialang zo gemakkelijk van uitgingen binnen de kaders van economische processen. Hij verrichtte onderzoek naar de manier waarop mensen komen tot keuzes. Kahneman zegt: ‘Wanneer je probeert de uitkomst van een project te voorspellen, kun je je de succesvolle uitvoering van een plan duidelijk en gemakkelijk voorstellen. Daarentegen is mislukking als alternatief een vaag gegeven, omdat er ontelbare manieren zijn waarop iets fout kan gaan. Ondernemers en investeerders die hun vooruitzichten beoordelen, zijn geneigd hun kansen te overschatten en aan hun inschattingen te veel gewicht toe te kennen.” 

De factor “menselijk gedrag” speelt zijn rol niet alleen in het bedrijfsleven: bij de overheid of in andere publieke organisaties is dat net zo goed het geval.

De politiek-bestuurlijke factor

Maar er is wel een verschil tussen private en publieke organisaties. Bijzonder bij projecten binnen de overheidssfeer is, dat ze niet alleen technisch en organisatorisch complex zijn. Vanwege de politiek-bestuurlijke factor heeft projectorganisatie, naast de ‘gewone’ complexiteit, ook te maken meervoudige sturing (door besturen met collegiale verantwoordelijkheid) en democratisch gelegitimeerde kaderstelling. Publieke organisaties opereren bovendien in de transparantie van openbaarheid, inclusief openbare controle. Dat maakt een publiek project (of publiek/privaat) nog ingewikkelder en dus kwetsbaarder dan de meeste private projecten.

De gebruikelijke methoden en technieken voor het realiseren van projecten bieden, mits goed toegepast, een redelijke beveiliging tegen verrassingen en ongelukken in de technische en project-organisatorische aspecten van het projectmanagement. Deze ‘gereedschapskist’ biedt echter geen concrete handvatten voor de koppeling tussen het projectmanagement en de politiek, het bestuur of raad van toezicht, en de ambtelijke leiding.

Wel en niet goed uit de verf

Projectmanagement blijkt vaak een veld vol met voetangels en klemmen te zijn. In mijn adviespraktijk heb ik talrijke projecten in de publieke sector doorgelicht en helpen evalueren. Met die ervaring heb ik een lijst samengesteld van managementaspecten die meestal wel en niet goed uit de verf komen. Ik hoop dat deze lijst met struikelkansen u kan helpen om uw project zonder ongelukken naar de gewenste resultaten te leiden.