Grip op uw formatie: doe de zelftest!

Zit u goed met uw formatie in de uitvoeringsorganisatie sociaal domein? Weet u wat de verwachte productie is en welke formatie daarbij hoort? Weet u zeker dat u niet meer formatie inzet dan nodig is? Kunt u als de formatie uitgebreid moet worden lastige vragen pareren met een duidelijke onderbouwing? Hebt u de werkprocessen efficiënt ingericht en werkt de ICT als een zonnetje? Als medewerkers klagen over werkdruk, weet u dan precies waar de schoen wringt? Gefeliciteerd, als u al deze vragen met ‘ja’ kunt beantwoorden. U bent in controle. Maar veel van uw collega’s tobben toch danig met de vraag of ze niet te ruim of te krap in hun jasje zitten.

De decentralisaties hebben naast nieuwe taken ook een andere werkwijze met zich meegebracht, een werkwijze die vaak meer tijd kost. Er wordt breder gekeken en bij sommige doelgroepen moet eerst een relatie opgebouwd worden voordat de hulpvraag besproken kan worden. Een huisbezoek is dan niet voldoende. De sociale teams of wijkteams zijn divers samengesteld, met een verschillend takenpakket, verschillende bevoegdheden en verschillende faciliteiten. Dat maakt het ook lastig om een vergelijking te maken met de formatie van andere gemeenten. Oude handvatten werken dus niet meer.

Grip op de formatie

Hoe dan toch grip te krijgen op de formatie?

De eerste stap zet u zelf door systematisch de eigen werkpraktijk tegen het licht te houden en deze te analyseren op factoren die bij de formatie een rol spelen. Dat zijn kortweg: productie, werkprocessen, efficiency en de competenties van medewerkers. Is de balans tussen formatie en productie niet in orde, om welke reden dan ook, dan ontstaat er werkdruk. Onderken de signaalwaarde hiervan.

Met de volgende vijftien vragen of stellingen kunt u een zelfanalyse uitvoeren. Doe de zelftest met een paar teamleden en laat iedereen elke stelling eerst zelf beoordelen op de mate waarin de stelling van toepassing is op uw situatie. Gebruik daarbij de volgende scores:

• Volledig van toepassing 5 punten

• Grotendeels van toepassing 3 punten

• Nauwelijks of niet van toepassing 1 punt

Zo krijgt u ook een beeld waar de schoen wringt en waar nader onderzoek of een verbeterplan op gericht moet zijn.

Zelftest

Productie

1. Onze formatie is afgestemd op het huidige en te verwachten werkaanbod binnen het sociaal domein, en niet enkel historisch of door de beschikbare budgetten bepaald.

2. Wij brengen jaarlijks de projecten die extra worden uitgevoerd in beeld, alsmede de daarvoor benodigde inzet van personeel, en nemen dat op in het formatieplaatje.

Werkprocessen

3. Onze werkprocessen zijn vastgelegd in (actuele) procesbeschrijvingen en werkinstructies en zijn logisch opgebouwd.

4. We hebben normen vastgesteld voor doorlooptijden en bewerkingstijden.

5. We weten hoeveel tijd er aan directe en indirecte klantcontacten wordt besteed en hoeveel tijd aan netwerkonderhoud en overleg.

6. Onze organisatie meet structureel of processen voldoen aan de vastgestelde normen.

Efficiency & faciliteiten

7. Wij hebben vastgelegd welke werkzaamheden bij een functie horen.

8. We hebben het werkproces van vraag naar ondersteuning efficiënt ingericht, de knip tussen front- en backoffice is logisch. Er worden geen werkzaamheden dubbel gedaan in front- en backoffice.

9. De ICT-ondersteuning sluit volgens de medewerkers goed aan bij de werkprocessen en is flexibel.

10. Onze informatiesystemen geven betrouwbare informatie over de keukentafelgesprekken, het aantal en soort (aan)vragen, het aantal cliënten, de caseload, doorlooptijd en andere relevante kengetallen.

Competenties

11. Alle medewerkers zijn getraind voor hun functie, kennen de werkprocessen, de verordeningen en zijn vertrouwd met het ICT-systeem.

12. Er is tijd voor overleg en scholing.

Werkdruk

13. De werkdruk is volgens de medewerkers normaal.

14. De servicenormen voor de afhandeling van aanvragen worden gehaald.

15. Er zijn geen achterstanden in de afhandeling van aanvragen.

Hoe verder?

Bereken de gemiddelde score van alle beoordelingen.

75-50: U hebt uw formatie goed op orde.

Nu wordt het tijd om door te pakken en de grip op de bedrijfsvoering verder te vergroten. Bouw met deze informatie een formatiecalculatiemodel. Wijzigingen in aantallen of wijze van werken zijn eenvoudig in het model te verwerken en te vertalen naar benodigde capaciteit. Dit leidt ertoe dat u richting bestuur en medewerkers kunt komen met een goed onderbouwd verhaal, zowel op inhoud als op consequenties voor de bedrijfsvoering.

49-25: Kijk aan de hand van uw scorepatroon waar u uw formatie kunt verbeteren.

Scoort uw organisatie laag op werkprocessen en/of efficiency, start dan met het in kaart brengen en doorlichten van de processen om uw medewerkers vooruit te helpen. Bekijk de processen daarbij niet vanuit de ogen van de medewerkers, maar vanuit de ogen van de klant. Door op deze manier naar processen te kijken is het gemakkelijker om te stoppen met werkzaamheden die geen waarde toevoegen. Bekijk bijvoorbeeld eens hoeveel controlemomenten er zijn in een willekeurig proces. Hoe vaak moet er gewacht worden op een formulier, checklist of paraaf en in hoeverre kan dit later in het proces plaatsvinden? Is met name werkdruk het probleem, laat dan een formatieonderzoek uitvoeren om vast te stellen hoeveel capaciteit er nu daadwerkelijk nodig is voor de uitvoering van uw takenpakket. Mogelijk moet er formatie bij of kan de uitvoering met minder formatie toe, terwijl medewerkers aangeven dat er juist formatie bij moet, gezien de werkdrukte. Deze discussie is van alle tijden en kost tijd én energie van alle betrokkenen in de organisatie. Door een formatieonderzoek uit te voeren wordt het bepalen van en het bespreken van de benodigde capaciteit in hoge mate geobjectiveerd.

< 25: Er doen zich serieuze knelpunten voor in uw formatie.

Ga na waar deze knelpunten zitten en pak ze aan. Als het gaat om een sociaal team, is een formatieonderzoek op zijn plaats. In een dergelijk onderzoek worden de werkzaamheden in kaart gebracht en beschreven, wordt via een vragenlijst onder alle medewerkers de tijdsbesteding op onderdelen van het werkproces in kaart gebracht en via een kort tijdschrijfonderzoek de verdeling tussen cliëntgebonden en niet-cliëntgebonden tijd. Dit levert bouwstenen op voor de formatieberekening en geeft inzichten in waar het proces beter kan. Zie voor meer informatie de flyer.

Gaat het om de administratieve backofficeactiviteiten, dan is een normatieve formatiecalculatie geschikt. Ook hiervoor worden de werkzaamheden beschreven en wordt in overleg met betrokkenen een raming van de benodigde tijd gemaakt voor elk onderdeel van het werk. Daaruit vloeit de benodigde formatie voort, uitgaande van de processen en de hoeveelheid tijd die hieraan is gekoppeld in uw organisatie. Door deze tijden te vergelijken met de normtijden zoals vastgelegd in het BMC-formatiecalculatiemodel wordt duidelijk waar uw organisatie afwijkt en waar efficiencywinst mogelijk is.

Meer informatie

Download de flyer

Voor meer informatie of een vrijblijvende afspraak kunt u contact opnemen met senior adviseur Benno Wiendels, via telefoonnummer 06-29534736 of per e-mail naar benno.wiendels@bmc.nl, of met adviseur Ali Dekker, per e-mail naar ali.dekker@bmc.nl. U kunt ook gebruik maken van onderstaand contactformulier.