Projectleiding P&O bij werkorganisatie Duo+

Op 1 januari 2016 startten de gemeenten Diemen, Uithoorn en Ouder-Amstel een gezamenlijke werkorganisatie: Duo+. De dienstverlener had behoefte aan helderheid. BMC leverde een projectleider P&O.

Duo+

Duo+ ziet zichzelf als partner / expert in de publieke sector en biedt dienstverlening op het terrein van interne dienstverlening, I&A, Communicatie, P&O, Juridische zaken, Financiën, het Sociaal Domein, handhaving, beheer en onderhoud, vergunningen, burgerzaken, infrastructurele projecten, en het KCC.

Duo+ weet wat er voor nodig is en heeft mensen met veel ervaring en frisse energie aan zich kunnen binden. Naast de dienstverlening aan de drie leverende gemeenten biedt de organisatie ook (op termijn) diensten aan andere organisaties aan of biedt tijdelijke versterking.

Doelen

Het werken in een serviceorganisatie, waarbij externe klanten worden bediend, noodzaakt tot het vastleggen van welke dienstverlening op welke wijze wordt verleend en hoe de sturing vanuit bestuurlijk opdrachtgeverschap en ambtelijk opdrachtnemerschap vorm krijgt op die dienstverlening.

Het vergroten van de robuustheid (en het verminderen van kwetsbaarheid), het verhogen van de kwaliteit tegen een aantrekkelijke prijs en het vergroten van het werkplezier zijn doelen.

BMC’s HR-manager Gaby de Meij nam de projectleiding voor het domein P&O op zich.

De BMC-aanpak

In haar rol van projectleider is Gaby gestart met het ‘ontwarren’: het scheppen van orde in de vele taken die gedaan moeten worden: het wat en het hoe, maar ook: wie doet wat en in welke volgorde? Wat zijn daarbij de kritische (succes)factoren? De projectleider kwam daarbij op drie deelresultaten die zij uitwerkte in een gedetailleerde routekaart.

Deelresultaten

• Er is een dienstverleningsconcept P&O opgesteld en geaccordeerd (inclusief ‘knip’ en keuzes standaard- en maatwerk).

• De transitie van het betrokken personeel is tijdig en zorgvuldig uitgevoerd met helderheid en begeleiding voor het niet te plaatsen personeel.

• Managers en medewerkers binnen Duo+ zijn op de goede plaats terecht gekomen en zijn adequaat (digitaal) ondersteund om met plezier te kunnen werken.

Ook de verlaging van de structurele kosten is in zicht, maar dit was niet in een keer te realiseren. Er werd gezocht naar een balans tussen snelheid en zorgvuldigheid: geen onnodig circus optuigen, een snelle aanpak zonder doof te zijn voor signalen waar de zorgvuldigheid in gedrang dreigt te komen.

Het benoemen van de noodzakelijk voorwaarden (en het daadwerkelijk actie ondernemen) bleek de succesfactor.

• Transparante en open communicatie met alle spelers, zowel bestuur, management als medewerkers.

• Een model en werkwijze waaraan managers leiding kunnen geven en waarin medewerkers zich thuis voelen. We vermijden hypes en geheimtaal.

• Goed regelen van capaciteit die nodig is om medewerkers in projecten te laten werken. De winkel is tijdens de verbouwing immers gewoon open. 

Het resultaat

De nieuwe Duo+ stond tijdig klaar om de dienstverlening te starten. De overdracht van taken en mensen aan deze serviceorganisatie is soepel en tijdig gerealiseerd met inbegrip van het inregelen van de P&O dienstverlening met moderne (digitale) middelen.

Meer weten?

Voor meer informatie of een vrijblijvende afspraak kunt u contact met ons opnemen via het onderstaande contactformulier of telefonisch via (033) 496 52 00.