1 okt 2016

Blog: De essentie voor een goede samenwerking

door Marijke Dekkers, senior adviseur

Het is geen inhoudelijke kwestie die ik met u wil delen, maar het zijn wel de vraagstukken over samenwerking waar ik als trainer en supervisor/coach mee te maken krijg.

Regelmatig word ik benaderd met de volgende opmerkingen:

  • Er zit spanning in ons team.

  • We staan aan de vooravond van een samenvoeging van twee projecten, maar we komen niet op één lijn met de directeuren onderling en de laag eronder.

  • We hebben een slecht cijfer op ons medewerkerstevredenheidonderzoek. Wat is er precies aan de hand? Zou jij ons willen helpen het probleem boven tafel te krijgen?

  • Ondanks het feit dat wij het naar de buitenwereld goed doen, een positieve score hebben, zit er veel miscommunicatie op de afdeling. Medewerkers praten over elkaar in plaats van met elkaar.

  • Er heerst een negatieve sfeer op de afdeling en we krijgen er geen grip op.

Het probleem

Wat is er dan precies aan de hand? Waarom worden deze vragen gesteld? Er zijn diverse redenen waarom dit gebeurt.

In de individuele gesprekken die ik voer hoor ik uitspraken als:

  • Het is hier onveilig op de afdeling.

  • We worden niet gewaardeerd.

  • Door de reorganisatie zijn collega’s ontslagen en wij zijn bang dat wij ook een keer aan de beurt zijn.

  • De directie zit niet op één lijn, waardoor we niet weten waar we aan toe zijn.

  • We weten niet wat er precies van ons verwacht wordt.

  • Het management stuurt alleen op resultaat.

  • We vertrouwen elkaar niet in het MT.

  • Als je je hoofd boven het maaiveld uitsteekt, ben je niet meer zeker van je werkplek in de organisatie.

Kortom: veel leed of verborgen leed. Soms gaat het zover dat mensen er lichamelijke en psychische klachten van krijgen.

Een ander aspect is dat medewerkers die al lang in een organisatie werken steeds teruggrijpen naar het verleden. ‘Vroeger was het beter; de reorganisatie heeft veel verborgen pijn veroorzaakt.’ Nieuwe medewerkers starten vol goede moed, maar worden al snel beïnvloed door het ‘gezoem’ op de gangen. Er wordt veel verondersteld, gesuggereerd, veelal op basis van eenzijdige informatie. Er wordt uitgegaan van de eigen werkelijkheid en daarmee wordt iets wat dat misschien niet is als waarheid aangenomen. Zo kun je verstrikt raken in je eigen gedachten, zonder nog te checken of het werkelijk waar is.  Medewerkers gaan niet meer in contact met elkaar, omdat ze denken het zeker te weten. En dus is het zo …

Mijn uitgangspunt is dat iedereen veel dingen goed doet. Alleen wordt het niet altijd benoemd of vinden we het vanzelfsprekend dat de dingen gaan zoals ze gaan. Elkaar aanspreken op gedrag in positieve of stimulerende zin is in de meeste organisaties niet gangbaar terwijl dit juist bevorderlijk is voor de onderlinge samenwerking.

Het effect is dat mensen het vooral hebben over elkaar en niet met elkaar in gesprek gaan. Over elkaar spreken heeft vaak een negatieve lading en iedereen zoekt een bevestiging van zijn eigen overtuiging over wat hij van de ander vindt. Roddelen is echter de doodsteek voor een organisatie en heel moeilijk hanteerbaar voor leidinggevenden. Als wij in staat zijn om elkaar te complimenteren, leggen we de basis voor de volgende stap, namelijk de ruimte om opbouwende feedback te geven.

Feedback geven

Aandacht geven is een van de belangrijkste voedingsbronnen in een organisatie. Als je aandacht geeft, gaat de ander groeien. Als je iemand geen aandacht geeft, onthoud je iemand zijn groei. Dit geldt ook voor onszelf. Als we geen aandacht ontvangen, worden we belemmerd in onze groei. Als we aandacht krijgen, kunnen we groeien.

Bij feedback is het belangrijker hoe je de boodschap brengt, in plaats van het accent te leggen op de inhoud. Wat mensen onthouden is hoe het gebracht wordt.

Wij willen als mens en in de rol van medewerker en leidinggevende gehoord, gezien, begrepen en erkend worden. Het is een misvatting dat iemand als je hem of haar complimenteert naast zijn schoenen gaat lopen. Ook daardoor onthouden we elkaar feedback.

Feedback is niet bedoeld om kritiek te uiten. Vaak uiten we kritiek om onze eigen grieven te kunnen spuien, zonder na te gaan hoe die kritiek ontvangen wordt of zonder in contact te blijven met de ander.  Nog gemakkelijker is het om kritiek te geven óver de ander in plaats van diegene direct zelf aan te spreken en dat is funest voor de samenwerking. We gaan dan over tot het spelen van psychologische spelletjes, waarvan de meest voorkomende de zogenoemde Dramadriehoek is.

De Dramadriehoek

In de Dramadriehoek is er geen sprake meer van open communicatie, maar van een manipulatief spel. Wij treden niet doelbewust in dit spel, maar worden regelmatig en onbewust verleid om erin te stappen. Belangrijk is dat wij dit spel doorkrijgen en weten hoe we er weer uit kunnen stappen, zodat we weer zuiver met elkaar kunnen communiceren. Als mensen de Dramadriehoek (her)kennen, ziet het leven er vanaf dat moment anders uit. Medewerkers zijn dan beter in staat om de vragen van klanten op een goede manier te benaderen en zelfs met de meest lastige klanten goed om te gaan.

In de Dramadriehoek zijn drie rollen te verdelen, die onderling inwisselbaar zijn: de Aanklager, de Redder en het Slachtoffer. In alle drie de rollen herkennen wij ons, maar meestal spelen we één favoriete rol. Op internet valt hier meer over te lezen. Een ander belangrijk aspect is dat er in dit spel nooit een winnaar uit de bus komt. Er is altijd sprake van een negatieve uitkomst, negatieve stress en energieverlies.

Uit onderzoek blijkt dat als mensen te weinig complimenten en feedback ontvangen het hun gevoel van welbevinden aantast. Deze mensen hebben minder energie, er treedt vermoeidheid op en ze voelen zich niet gewaardeerd.

Wil je binnen je organisatie ander gedrag genereren, dan is het geven van gemeende complimenten en feedback de belangrijkste voedingsbron, waardoor je met elkaar beter in staat bent om integraal te denken en werken en de klant beter te kunnen bedienen. Het is het begin van een positievere organisatie.

De belangrijkste uitgangspunten in het geven en ontvangen van feedback zijn het maken van contact, het stellen van open vragen en het luisteren naar de ander. Het klinkt heel basaal, maar het zijn wel de voorwaarden voor een goede communicatie.

We hebben de neiging om ons te laten leiden door onze veronderstellingen, die we vervolgens omzetten in overtuigingen, om van daaruit … niet meer in contact te gaan met de ander.

Wil je als leidinggevende de samenwerking bevorderen, een goede verbinding kunnen maken, een goede aansluiting kunnen krijgen met je medewerkers, dan is het van belang dat je inzicht hebt in hoe je medewerkers omgaan met het geven en ontvangen van feedback.

En: goed voorbeeld doet goed volgen. Vaak realiseer je je als leidinggevende niet wat de impact op je medewerkers is als je ze positieve feedback geeft. Een compliment kost geen geld en tijd en is van grote waarde. Het is essentieel om dit op waarde te schatten en je te realiseren dat goed voorbeeldgedrag uitnodigt om te volgen. Showing the way by going first!

 

Meer informatie

Voor meer informatie en voor het maken van een (vrijblijvende) afspraak kunt u contact opnemen met senior adviseur Marijke Dekkers via telefoonnummer 06 - 53 28 47 05 of per e-mail naar marijke.dekkers@bmc.nl.