GR IJsselland Jeugdhulp: met de financiële basis op orde, begint de transformatie

In oktober 2014 is gestart met het inrichten van de GR IJsselland Jeugdhulp, een GR met elf gemeenten. Deze zou per 1 januari 2015 van start gaan, maar in oktober 2014 is er nog geen organisatieontwerp en ook de bemensing ontbreekt.

Wel is er beleidsmatige overeenstemming in de vorm van een regionaal transitiearrangement (RTA). Het is dan ook niet duidelijk welke hulp er doorloopt vanuit 2014 en of het budget toereikend is. De initiële vulling vanuit 2014 komt uiteindelijk handmatig tot stand, aan de hand van nabellen. De processen worden daarop zo snel mogelijk ingeregeld in Q4 2014, inclusief automatisering.

Administratie vergt veel handmatig uitzoekwerk

Begin 2015 blijkt dat de administratie en financiële afwikkeling veel handmatig uitzoekwerk vergen, er zijn zorgaanbieders die niet (tijdig) betaald krijgen en er is onvoldoende beheersing van het budget en ook de verantwoording van de uitgaven is niet toereikend.

Gebrek aan aansluiting in de keten

Deze situatie is ontstaan doordat de toewijzingen van de gemeente en de facturatie door de zorgaanbieders niet goed op elkaar aansluiten. Dat komt deels door onduidelijkheden in de initiële vulling en deels doordat de zorgaanbieders andere producten leveren dan door de gemeente zijn toegewezen. Het komt ook door verschillen van inzicht over de benodigde zorg én het feit dat zorgaanbieders veelal andere productnamen/codes gebruiken dan regionaal is afgesproken. Voor zorgaanbieders is dat complex, omdat ze in meerdere regio’s zorg leveren, terwijl elke regio weer andere codes hanteert. Ook kunnen sommige zorgaanbieders geen automatische berichten versturen en deze leveren dus aan via een portal. Dit handwerk, de aanvankelijke onbekendheid én de geschetste complexiteit vormen de oorzaak van fouten en extra administratieve lasten.

Gevolgen voor gemeente én zorgaanbieders

Bestuurders in de gemeenten en de GR hebben last van het volgende:

• Er is onduidelijkheid over budgetuitputting bij de GR en de gemeenten, omdat een tekort elders uit de gemeentebegroting aangevuld zou moeten worden.

• Zorg wordt niet of niet tijdig geleverd vanwege terughoudendheid als gevolg van onzekerheid bij de GR over het budget en bij de zorgaanbieder over de betaling.

• Er is geen sluitende verantwoording inzake de besteding van het budget en dat zorgt voor issues bij de jaarcontrole door de accountant.

Dit alles leidt tot extra administratieve lasten en kosten. Ook leidt het verschil in beleid en de onduidelijkheid over de budgetuitnutting tot onderling wantrouwen tussen gemeenten, GR en zorgaanbieders.

Zorgaanbieders verkeren in onzekerheid over de betaling van geleverde zorg. Late betaling leidt tot cashflowproblemen (hoewel er deels wel met voorschotten wordt gewerkt), onduidelijkheid en mogelijk latere levering van zorg aan de cliënt, die de dupe wordt van de onduidelijkheid tussen GR en zorgaanbieder.

Oplossing door integrale procesinrichting

Nodig is een minimalisering van handmatige correcties en administratieve lasten door een zo groot mogelijke automatisering van het administratieve proces, wat een strakke inrichting en handhaving van werkafspraken, processen en coderingen vereist. Dit geldt bijvoorbeeld rond de afstemming van te leveren zorg wanneer de zorgaanbieder vaststelt dat er andere zorg nodig is dan aanvankelijk is toegewezen. Cruciaal daarbij is dat er duidelijkheid bestaat over de inhoud van de zorgproducten in de gehele keten: welke productcodes worden gebruikt voor welke zorg en welke tarieven horen daarbij?

BMC heeft bijgedragen aan:

• het bij elkaar brengen van partijen om te komen tot overeenstemming over producten, processen en werkafspraken en over de planning om dit te realiseren;

• de inrichting van de financiële en zorgadministratie op basis van het geautomatiseerde berichtenverkeer iJW;

• sturing op de inhoudelijke inrichting en de realisatie daarvan met medeneming van alle betrokken partijen: gemeenten, GR en zorgaanbieders.

Binnen een half jaar onder controle

In de zomer van 2015 hadden de bestuurders helderheid over de budgetuitputting en het vertrouwen dat de benodigde zorg tijdig werd geleverd. Zorgaanbieders werden tijdig betaald voor geleverde zorg (betrouwbare betaling) en hadden daardoor een betere cashflow. De administratieve lasten en overheadkosten van GR en gemeenten waren sterk gereduceerd, zodat het volume extra aangetrokken tijdelijk personeel kon worden afgebouwd. De accountant kon zich baseren op de administraties en de daarin ingebouwde controls.

Meer informatie

Voor meer informatie of een vrijblijvend gesprek neem u contact op met senior adviseur Julius Duijts, via telefoonnummer 06-29525531 of per e-mail naar julius.duijts@bmc.nl. U kunt ook gebruik maken van onderstaand contactformulier.