Samen koers zetten naar een goed portefeuilleplan: 10 tips van BMC

De woningmarkt staat onder druk. Woningzoekenden ervaren de gevolgen van het woningtekort. Jongeren kunnen geen betaalbare woning vinden. Ouderen blijven noodgedwongen in huizen wonen die niet meer bij hen passen. Daarnaast groeit de druk om te verduurzamen en te investeren in kwaliteit. En woningcorporaties? Die staan voor een immense opgave, maar willen en kunnen onder steeds strengere regels toch het verschil maken.

In deze context is een goed portefeuilleplan geen overbodige luxe. Een portefeuilleplan verbindt korte- en langetermijnbelangen en zorgt voor koersvastheid in het vastgoedbeleid van de corporatie. Het portefeuilleplan helpt woningcorporaties om scherpe keuzes te maken: waar investeren we, voor wie, en waarom? En vooral: hoe leggen we dat uit aan huurders, gemeenten en toezichthouders? Een portefeuilleplan is dus geen beleidsdocument voor de bühne, maar een onmisbaar kompas.

Maar zo’n plan maak je niet even tussendoor. De praktijk is weerbarstig en de belangen zijn groot. Het raakt aan strategie, financiën, organisatiecultuur, samenwerking, risicomanagement én bestuurlijke verantwoordelijkheid.

De praktijk van een portefeuilleplan: veel vragen, veel belangen

Een goed portefeuilleplan helpt woningcorporaties om richting te geven aan hun vastgoedkeuzes. Het verbindt maatschappelijke doelen – zoals beschikbaarheid,  betaalbaarheid, kwaliteit, duurzaamheid en leefbaarheid – aan financiële haalbaarheid. Dat vraagt om scherpe afwegingen, niet alleen van wat financieel kan, maar juist ook van wat maatschappelijk nodig is. Nu én in de toekomst. Het gaat over gezinnen die wachten op een betaalbare woning, over leefbare wijken, over zorg voor kwetsbare bewoners en een duurzame leefomgeving.

De impact van een portefeuilleplan is groot, en de belangen zijn breed. Het huurderbelang (nu en toekomstig) staat daarbij voorop. Daarnaast zijn er externe belanghouders in de vorm van de gemeenten, huurdersorganisaties en uiteraard de toezichthouders (RvC en Autoriteit Woningcorporaties). Vanuit de eigen organisatie zijn alle afdelingen interne belanghouders.

Al deze belangen moeten met elkaar in balans zijn. Zonder structuur en draagvlak kom je nergens.

In de praktijk lopen corporaties bij het opstellen van een portefeuilleplan tegen een wirwar van vragen aan:

• Inhoudelijk: hoe vertalen we brede thema’s als betaalbaarheid, beschikbaarheid, kwaliteit, duurzaamheid en leefbaarheid naar concrete keuzes per gemeente of buurt?
• Procedureel: hoe zorgen we dat alle betrokkenen – van de interne organisatie tot de RvC – op het juiste moment en in de juiste rol aangehaakt zijn?
• Organisatorisch: wie pakt de regie? Hoe zorgen we dat kennis uit alle hoeken van de organisatie samenkomt?
• Scope: wat valt wel en niet onder het plan? Wat is voor de assetmanager en wat is voor de portefeuillemanager?

Daarbovenop spelen er vaak vragen rond governance, datakwaliteit en verantwoording richting toezichthouders. Logisch dus, dat een goed plan begint met structuur, een goed proces en draagvlak. Daarom zijn hieronder tien tips weergegeven voor een goed portefeuilleplan.

Tien tips voor een goede aanpak van het portefeuilleplan

1. Start bij de gebruikers. Wat hebben assetmanagers en andere gebruikers nodig om met het plan te werken? Betrek ze vanaf het begin.
2. Haal de kaders op. Wat verwachten de directie, het MT en de RvC? Breng dit vroegtijdig in kaart.
3. Werk met een heldere opdracht. Wat is het doel en wat hoort er wel of niet bij? Zo voorkom je ruis en vertraging.
4. Vorm een breed projectteam. Betrek lijnmanagers, assetmanagers, vertegenwoordiging van de afdelingen Onderhoud, Financiën en Wonen en uiteraard de huurders- vertegenwoordiging.
5. Begin met terugkijken. Check eerdere plannen, doelen en prestaties. Baseer keuzes op feiten, niet op aannames.
6. Spreek spelregels af. Hoe werken we samen? Wat verwachten we van elkaar? Ga pas verder als er echt draagvlak is.
7. Kies voor een datagedreven aanpak. Volg de lijn: data → hypothesen → inzichten → conclusies → uitgangspunten ==> keuzes.
8. Roei met de riemen die je hebt. Niet alle informatie is bij het opstellen van een portefeuilleplan voorhanden. Wacht niet totdat dat beleid er is, want dat blijf je wachten. Sorteer voor op basis van getoetste kaders en leg dat vast. 
9. Houd directie en MT aangehaakt. Deel tussentijdse inzichten en dilemma’s en vraag om input en advies. Dat versnelt besluitvorming.
10. Betrek de RvC actief. Doe dat niet alleen bij het eindproduct, maar ook bij het denkproces. Maak de RvC deelgenoot van dilemma’s en haal / vraag bevestiging van de kaders. Toets tussentijds of strategische keuzes en consequenties op goedkeuring kunnen rekenen.

Een plan maken doe je samen

Een goed portefeuilleplan ontstaat niet achter een bureau. Het vraagt om samenwerking, scherpe vragen en keuzes durven maken. BMC helpt woningcorporaties om dit proces professioneel én mensgericht te doorlopen. Als externe partij begeleiden we het proces onafhankelijk, durven we de vragen te stellen die onderhuids leven, adviseren we gevraagd en ongevraagd vanuit onze ervaring, verbinden we perspectieven en zorgen we dat alle stemmen gehoord worden.

We maken gebruik van bewezen methodieken zoals onder andere het Doelen- Inspanningen-Netwerk voor het doorgronden van keuzes en Deep Democracy om besluiten breed gedragen te krijgen. En ja – als dat nodig is, schrijven we ook (mee aan) het plan.

Ook aan de slag?

Laat het geen papieren tijger worden. Begin bij het begin: de juiste vragen. Neem contact op en zet de eerste stap richting een plan dat werkt!