Van praktijk en kaders naar beleid: BMC en Vijfheerenlanden in cocreatie over gemeenschapshuizen

Het belang van ontmoetingsplaatsen voor de leefbaarheid en sociale verbinding in buurten en dorpen staat buiten kijf. Toch worstelen veel gemeenten met de vraag welke rol ze hebben in het faciliteren van ontmoeting. In de gemeente Vijfheerenlanden leidde een fusie bovendien tot een complexe erfenis van ongelijke afspraken bij twintig verschillende ontmoetingslocaties. Hoe transformeer je deze historische ongelijkheid naar een toekomstbestendig beleid zonder het maatschappelijk kapitaal te verliezen? Dit artikel beschrijft hoe een intensief cocreatietraject leidde tot het gedragen beleids- en financieel kader ‘Ruimte voor Ontmoeting’.

Gemeenten en besturen van buurt- en gemeenschapshuizen worstelen met verouderd vastgoed, torenhoge energielasten en een groeiend tekort aan vrijwilligers. Voor veel gemeenten is dit de directe aanleiding om hun visie, beleid en rol ten aanzien van deze locaties te herzien. Dit is echter geen eenvoudige opgave. Het onderwerp raakt inwoners direct, omdat het gaat over de eigenheid van hun gemeenschap en de kracht van het 'zelf doen'.

Dilemma’s bij ruimte voor ontmoeten

Jarenlang zijn veel dorpshuizen en wijkcentra in stand gehouden door impliciete afspraken en de tomeloze inzet van vrijwilligers. Maar recente ontwikkelingen zetten dit onder onhoudbare druk. 

Ten eerste de energietransitie en de gestegen lasten. Veel gemeenschapshuizen zijn gehuisvest in gedateerde panden met een laag energielabel. De stijgende energieprijzen slaan gaten in de begrotingen die niet langer met een extra bingo-avond gedicht kunnen worden. Verduurzaming is noodzakelijk, maar vraagt om investeringen die lokale besturen niet zelf kunnen dragen.

Ten tweede de veranderende demografie en de druk op vrijwilligers. Besturen vergrijzen en nieuwe aanwas is lastig te vinden. Tegelijkertijd doet de overheid een groter beroep op de ‘sociale basis’ voor de opvang van zorgtaken in de wijk. We vragen dus meer van organisaties die het organisatorisch zwaarder hebben dan ooit. Dit vraagt niet om een incidentele subsidie, maar om een fundamentele herijking van de relatie tussen gemeente en gemeenschapshuis.

De uitdaging: Historische diversiteit harmoniseren 

Veel gemeenten herkennen de situatie: een divers bestand aan gemeenschapshuizen met grote verschillen in bouwjaar, omvang, eigendomssituatie, exploitatie en exploitanten. In Vijfheerenlanden ging het om twintig locaties, veelal beheerd door vrijwillige besturen. Sinds de gemeentelijke fusie in 2019 was er behoefte aan eenduidige afspraken. Maar klinkt beleid op papier nog zo mooi, in de praktijk is er het risico dat het niet uitvoerbaar is. Het is de kunst om beleid te ontwikkelen dat niet alleen harmoniseert, maar ook realistisch is en recht doet aan de lokale context.

De sleutel tot succes: cocreatie met de praktijk 

Beleid laten aansluiten bij de praktijk, doe je logischerwijs samen met de praktijk. Een top-down benadering werkt zelden bij dossiers die complex zijn en direct ingrijpen op het sociale leven. In plaats daarvan koos de gemeente, op advies van BMC, voor een intensief cocreatietraject met besturen, wijk- en dorpsraden en betrokken ambtenaren van diverse disciplines zoals vastgoed, financiën en het sociaal domein.

Het traject begon met een belronde met de gemeenschapshuisbesturen om hen een aanpak voor te stellen. Hierin namen we de uitdagingen en behoeften van de besturen mee. Zo ontstond er inzicht en gelijkwaardigheid. Ontbrekende gegevens, zoals noodzakelijke onderhoudsplannen, hebben de deelnemende partijen gezamenlijk uitgewerkt, gedeeld en getoetst. Dit zorgde ervoor dat het gesprek niet ging over aannames, maar over de feitelijke staat van de gebouwen en de organisatie. Ook had iedereen zo een gelijke informatiepositie.

De drie pijlers van toekomstbestendig beleid voor ontmoeten 

Om los te komen van incidentenpolitiek en historische ongelijkheid, hanteerden we in onze aanpak drie pijlers die zorgen voor objectivering. In het traject met Vijfheerenlanden vormden deze de ruggengraat van de besluitvorming:

• De diversiteit van de bestaande ontmoetingsplekken bepaalt het startpunt. Er is diversiteit in bouwjaar, eigendom en omvang. In dit adviestraject vormde juist die diversiteit de eigenheid en daarmee het startpunt.

• Objectivering van onderhoudskosten: Discussies over subsidies verzanden vaak in emotie (‘Zij krijgen meer dan wij’). Door voor elk pand een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) op te stellen of te actualiseren verplaats je het gesprek naar de feiten. Wat kost het daadwerkelijk om dit gebouw de komende tien jaar veilig en functioneel te houden? Dit inzicht is vaak confronterend, maar noodzakelijk.

• Gemeente en gemeenschap hebben een gedeelde verantwoordelijkheid in het levendig houden van de gemeenschapshuizen. De gemeenschap zorgt vanuit ondernemerschap voor een diversiteit aan laagdrempelige activiteiten en voor een mix aan bezoekers in de gemeenschapshuizen.

Van visie naar uitvoerbaarheid 

Een visie vanuit inwoners – zoals een inwonersberaad in Vijfheerenlanden in 2023 had opgesteld – is een prachtig startpunt, maar vraagt om een vertaalslag naar uitvoerbaarheid. In Vijfheerenlanden werden op basis van de opgehaalde data in het cocreatieproces verschillende scenario's uitgewerkt en langs een toetsingskader gelegd. Hierdoor kon de gemeenteraad op een opiniërende manier meedenken over de politieke keuzes over zowel de inhoud als de financiën. Zoals vaker stonden inhoud en financiën op gespannen voet met elkaar. Dit gaf de raad juist de kans om scherp positie te kiezen en haar kaderstellende rol te pakken. Niet alleen op financiën, maar bijvoorbeeld ook op het gewenste aantal gemeenschapshuizen per wijk of dorpskern.

Het resultaat is het beleidskader ‘Ruimte voor ontmoeting’. Dit kader harmoniseert het beleid en creëert gelijkwaardigheid: per dorp of wijk ondersteunt de gemeente één gemeenschapshuis. Bestaande gemeenschapshuizen worden niet gesloten.

Focus op kerntaken door financiële ontzorging 

Een belangrijk inzicht voor gemeenten is de balans tussen eigenaarschap en ondersteuning. Het doel is dat lokale besturen eigenaar en verantwoordelijke blijven, maar ontzorgd worden bij de instandhoudingskosten van vastgoedbeheer. Uit gesprekken met vrijwilligers blijkt vaak dat financiële druk leidt tot minder tijd en geld om activiteiten te organiseren. 

Door subsidies te baseren op de werkelijke kosten voor onderhoud, instandhouding en verduurzaming, ontstaat er lucht. Besturen krijgen hierdoor de ruimte om zich weer te concentreren op hun kerntaak: het versterken van de gemeenschap en het organiseren van waardevolle activiteiten. Zo borgen we niet alleen de stenen, maar vooral het maatschappelijk kapitaal.

Lessen uit de praktijk: 5 tips voor gemeenten 

• Gebaseerd op onze ervaringen in Vijfheerenlanden en vergelijkbare trajecten, geven we vijf adviezen mee aan beleidsmakers:
• Erken de emotie: voor een vrijwillig bestuurder is het gemeenschapshuis zijn of haar levenswerk. Rationaliseer het proces niet met Excel-sheets, maar toon begrip voor de historie en de angst voor verlies van autonomie.
• Zorg voor een gelijk speelveld: start het proces met het gelijktrekken van de informatiepositie. Zorg dat alle besturen beschikken over dezelfde data over de panden. Dit voorkomt wantrouwen.
• Wees eerlijk over kaders: cocreatie betekent niet ‘u vraagt, wij draaien’. Wees aan de voorkant helder over de financiële en juridische kaders van de gemeente.
• Ontkoppel stenen en mensen: maak in het beleid onderscheid tussen instandhoudingssubsidies en activiteitssubsidies (sociale cohesie). Dit voorkomt dat bezuinigingen op stenen direct leiden tot verschraling van het aanbod.
• Kijk verder dan vier jaar: vrijwillige besturen en de gemeenteraad willen weten waar ze meerjarig aan toe zijn. Dat vraagt om inzicht in de langetermijngevolgen van beleid, voor 10 tot 20 jaar. Maak die effecten inzichtelijk en borg de afspraken in langjarig beleid.

Samen leven in een vitale gemeenschap 

Het traject in Vijfheerenlanden laat zien dat een complex vastgoeddossier opgelost kan worden door de kennis en ervaring uit de praktijk te betrekken. Door samen op te trekken in een cocreatietraject ontstaat beleid dat niet alleen financieel en technisch klopt, maar ook draagvlak heeft onder inwoners. Dit zorgt voor een structurele versterking van de vitaliteit van dorpen en wijken.

Meer informatie? 

Wilt u sparren over de toekomstbestendigheid van gemeenschapshuizen of ontmoetingsplaatsen in uw gemeente? Of bent u benieuwd hoe u een cocreatietraject kunt vormgeven in een complexe bestuurlijke context? Neem contact op met Anita Keita om de mogelijkheden te bespreken.