Terugblik workshop ‘schaalwandelen’ tijdens VGS Congres 2018

door Jasper de Wit, partner Bestuur & Organisatie

Thema van het congres: ‘Essence of presence’

Dit jaar was de Regio Hart van Brabant gastheer van het jaarlijkse congres voor gemeentesecretarissen, een bijeenkomst van de Vereniging voor Gemeentesecretarissen (VGS).

Als thema is gekozen voor ‘The essence of presence’: wanneer ben je als gemeentesecretaris zichtbaar en aanwezig, wanneer juist niet? Het gaat om keuzes die de gemeentesecretaris maakt om wel of niet aanwezig te zijn: de meerschalige aanwezigheid van de gemeentesecretaris. De moderne gemeente(secretaris) ‘danst tussen de schalen’; van buurt tot regio. Welke dilemma’s ervaar je daarbij? Welke keuzes maak je, wat zegt dat over wie je bent?

In een sprookjesachtige omgeving (De Efteling in de gemeente Loon op Zand) werd de workshop begeleid door Roel Wever en Jasper de Wit van BMC.

Schaalwandelen en verbinden tussen netwerken: dialoog over dilemma’s

De moderne gemeente ‘danst tussen de schalen’ om zoveel mogelijk waarde toe te voegen. Verbinding houden op verschillende niveaus is essentieel om doelen te behalen. Hoe organiseer je als secretaris verbinding op alle niveaus (van straat- en buurt- tot bovenregionale netwerken? De gemeentesecretaris heeft verschillende rollen. Bedrijfsleider, veranderaar, strategisch adviseur, sparringpartner, voelhoorn, maatschappelijk ondernemer en dienstverlener tegelijk.

In de kern gaat het om drie vragen:

• Wie ben ik?

• Waar ben ik?

• Wat doe ik?

Het verhaal van Loon op Zand en BMC is gebaseerd op ‘meerschalige aanwezigheid’ en de versterking van ontwikkelkracht: soms ben je als gemeentesecretaris een coach die een-op-een actief is in de organisatie, soms ben je trekker van een groot regionaal vraagstuk. De tijd in de week is niet oneindig: welke keuzes maak je (en waarom)?

Via een aantal stellingen en organisatieopstellingen langs een lijn met twee uitersten (schaalwandelen) hebben de gemeente Loon op Zand en BMC een interactieve dialoog gefaciliteerd.

Opbrengsten: professionele en contextafhankelijke aanwezigheid

Na een startdialoog en enkele warming-up-stellingen (zie onderstaande afbeeldingen) gingen de deelnemers fysiek aan de slag met de opdracht ‘Ga staan op een lijn met twee uitersten en bepaal je positie’, ofwel schaalwandelen.

Vervolgens gingen zij met elkaar in gesprek over de dilemma’s. Wanneer stap je naar voren als gemeentesecretaris, wanneer juist niet? Waar ben je aanwezig, wat zegt dat over jou, past die keuze bij jouw gemeente en waarom, waar geef je vooral ruimte aan het gemeentebestuur of medewerkers?

Twee voorbeelden van dilemma’s:

• Wat doe je als de burgemeester en griffier het niet met elkaar kunnen vinden en het driehoeksoverleg niet meer plaatsvindt? Ben je dan aanwezig om te helpen of juist niet?

• Het gemeentebestuur wil in gesprek met de samenleving over de toekomst van de gemeente en gemeenschap. Ben je aanwezig als gemeentesecretaris?

Tot slot hebben we met elkaar gekeken naar de rol van de gemeentesecretaris in 2030: is die juist meer of minder aanwezig? Conclusie: de rolinvulling blijft afhankelijk van de gemeente waar je zit en er is ook ruimte voor ontwikkeling. Een andere rol (los van de klassieke rol waarin sturing en beheersing centraal stond zoals in de vorige eeuw) in een meerschalige netwerkomgeving vraagt ook om andere competenties.

Op naar het regionale overleg, op naar de wijkbijeenkomst!

Meer informatie

Voor meer informatie over dit thema kunt u contact opnemen met Jasper de Wit, via onderstaand contactformulier. Jasper en zijn team zijn actief op het gebied van Bestuur, Organisatie en Samenwerking.