Met een bedrijfscontinuïteitsplan is provincie Utrecht goed voorbereid op een crisis

De provincie Utrecht beschikte al over een bedrijfscontinuïteitsplan (BCP), dat bestond uit een facilitair plan en een cyber-incident-response-plan. Dit was echter verouderd. Ook was er recent een crisisplan – inclusief beschrijving van de crisisorganisatie – ontwikkeld én vastgesteld. Reden genoeg om het BCP te actualiseren. BMC ondersteunde de provincie Utrecht hierbij.

De provincie Utrecht wilde één overkoepelend bedrijfscontinuïteitsplan (BCP). Dit plan zou als paraplu dienen, met daaronder plannen voor ongeveer acht bedrijfskritische processen. Met deze vraag benaderde de provincie BMC. Samen bespraken we de wensen van de provincie en onze aanpak voor en kennis en ervaring met het opstellen van bedrijfscontinuïteitsplannen. Dit goede gesprek was de aanleiding om aan BMC een offerte te vragen, waarna de opdracht aan BMC werd gegund.

Bepaling kritieke processen

De provincie had nog geen besluit genomen over de te selecteren kritieke processen. Tijdens het kennismakings- en intakegesprek bleek dat er een langere lijst met kandidaatprocessen was. Vervolgens hebben onze adviseurs over al deze processen verkennende gesprekken gevoerd met interne deskundigen. Zo ontstond inzicht in de mate waarin processen kritiek zijn. Soms bleek ook dat processen minder kritiek waren dan op voorhand gedacht. Ook voerden we gesprekken met facilitaire zaken en ICT om helder te krijgen welke continuïteitsmaatregelen al geïmplementeerd waren. Op basis van deze gesprekken stelden we een notitie op met een voorstel voor de nader te onderzoeken kritieke processen. Deze notitie is afgestemd binnen de provinciale organisatie.

Processen draaiende houden, ook tijdens een calamiteit 

In nauw overleg en samen met de proceseigenaren en medewerkers van de provincie voerden we daarna een Business Impact Analyse (BIA) uit. Hierbij hebben we de nader te onderzoeken kritieke processen in beeld gebracht. In een BIA gaat het onder andere over:

• wat er in de reguliere bedrijfsvoering nodig is voor de uitvoering van het proces aan mensen, leveranciers, ICT en andere middelen;

• wat er in een crisissituatie nodig is om het proces in een minimale vorm te kunnen uitvoeren;

• hoe lang het proces in de reguliere vorm onderbroken kan zijn zonder onherstelbare schade;

• hoeveel dataverlies acceptabel is en op dat moment kan worden hersteld;

• wat de reeds genomen maatregelen zijn.

Het gaat erom helder te krijgen welke mensen en middelen nodig zijn om het proces uit te voeren en wat de minimale middelen en/of alternatieven zijn om de meest kritieke onderdelen van het proces uit te voeren. Daarnaast worden de eisen en mogelijkheden voor noodoplossingen ten tijde van een calamiteit doorgenomen. 

Van BIA naar BCP

Nadat de BIA was afgestemd met de provincie, was de volgende stap het opstellen van het BCP. Voor het vormgeven van de continuïteitsorganisatie zochten we aansluiting op de bestaande crisisorganisatie, die een meer externe focus heeft. Daarna is het BCP afgestemd met de proceseigenaren. Tot slot hebben we een plan opgesteld voor de verdere implementatie. Daaruit kwam naar voren dat voor enkele processen nadere draaiboeken nodig zijn om de te volgen stappen meer in detail vast te leggen. Zo hebben we er samen voor gezorgd dat de provincie Utrecht goed voorbereid is op toekomstige calamiteiten en dat de kritieke dienstverlening aan inwoners en andere overheden ook in zo’n situatie doorgang vindt.

Meer weten?

Wilt u ook aan de slag met een bedrijfscontinuïteitsplan? Neem voor meer informatie of een informatief gesprek contact op met Julius Duijts.