Hoe de gemeente Gouda er is voor haar inwoners, ook tijdens een crisis

De gemeente Gouda wil er zijn voor haar inwoners, ook als het misgaat. Daarom wilde de gemeente het eigen continuïteitsmanagement beter inrichten. BMC ondersteunde Gouda met het opstellen, implementeren en testen van een bedrijfscontinuïteitsplan (BCP). 

De gemeente Gouda wilde graag haar eigen continuïteitsmanagement beter inrichten. Dit om zich beter voor te bereiden op mogelijke continuïteitsproblemen. Zo waren er nog geen deelplannen en/of draaiboeken om de basistaken van de gemeente overeind te houden bij calamiteiten of crises. Denk aan een hack, ransomwareaanval, brand, extreem weer, lekkage, stroomuitval, een griepepidemie, explosies of uitval van (nuts)voorzieningen. Daar komt nog bij dat gemeenten in toenemende mate worden getroffen door hacks (zoals ransomware-aanvallen) en dat de NCTV/NCSC aangeeft dat er dreiging is vanuit statelijke actoren. 

Zonder een bedrijfscontinuïteitsplan (BCP), het implementeren en testen daarvan zijn gemeenten onvoldoende voorbereid op zulke calamiteiten. Daardoor komt de dienstverlening aan burgers in het gedrang, mogelijk met gevolgen voor de eigen reputatie, de openbare orde en het vertrouwen van burgers in de overheid. 

De gemeente Gouda schakelde de expertise van BMC in om dit fundament – van dataclassificatie tot een gedegen BCP – pragmatisch en gestructureerd neer te zetten.

Hoe kritiek zijn de processen?

Tijdens deze opdracht hebben adviseurs van BMC in een aantal gesprekken samen met de proceseigenaren en medewerkers van de gemeente een dataclassificatie uitgevoerd op basis van een reeds beschikbare lijst met applicaties. Op basis van de dataclassificatie werden de processen geselecteerd, waarvoor de beschikbaarheid het meest kritiek is. Te denken valt aan de burgerlijke stand (geboortes en overlijdens) of de uitbetaling van bijstandsuitkeringen.

Wat is er nodig om de processen, ook tijdens een calamiteit, draaiende te houden?

Voor deze processen is een Business Impact Analyse (BIA) uitgevoerd. Daarbij hebben we in gesprekken met proceseigenaren en medewerkers geïnventariseerd welke middelen nodig zijn om het proces uit te voeren, welke alternatieven er zijn tijdens een calamiteit en welke noodoplossingen mogelijk zijn. Ook bevat de BIA de maximaal aanvaardbare onderbreking en het maximale dataverlies, evenals de gevolgen als die termijnen worden overschreden. Ook reeds genomen maatregelen zijn erin opgenomen.

Een continuïteitsplan als handvat tijdens een crisis

Na akkoord op de BIA door de proceseigenaar, vormde dit de basis voor het opstellen van het BCP. Dit bevat de crisisorganisatie, het testen en onderhouden van het continuïteitsplan en op hoofdlijnen de noodplannen voor de meest kritieke processen. Voor sommige processen was een nadere uitwerking in draaiboeken en/of uitwijkplannen nodig. Daarom hebben we ook een plan opgesteld voor de implementatie en de verdere uitwerking hiervan. De gemeente Gouda heeft aangegeven deze zelf verder uit te werken.

Waarom BMC?

BMC bracht bij deze opdracht haar werkwijze, kennis en ervaring in met het opstellen van bedrijfscontinuïteitsplannen. Doordat BMC de gemeentelijke organisatie en processen goed kent, komen we in gesprekken met proceseigenaren en medewerkers snel tot de kern. 

Ook tijdens een calamiteit

Dankzij dit traject kunnen de burgers van Gouda erop vertrouwen dat de overheid er óók voor ze is als het echt misgaat. 

Meer weten?

Wilt u ook aan de slag met een bedrijfscontinuïteitsplan? Neem voor meer informatie of een informatief gesprek contact op met Julius Duijts