De sprint van Santé Partners veranderde een complexe puzzel in een magische samenwerking

Zorgorganisatie Santé Partners werkt op basis van het Santé Kompas. Maar om dit kompas in te vlechten in alle vormen van dienstverleningmoest het bij de start, het eigen intakeproces, anders worden ingericht. Een complexe puzzel onder hoge tijdsdruk. Samen met BMC werd in één werkweek een tastbare oplossing gecreëerd. Dit gebeurde aan de hand van de Maatschappelijke Impact Sprint. In dit artikel nemen we je mee in onze ervaringen. Verwacht geen droge evaluatie, maar een terugblik op een magische week waarin we samen bouwden aan een proces dat de cliënt écht centraal stelt.

Stel je voor: een kamer vol expertise, een tikkende klok en één glashelder doel: het intakeproces van Santé Partners herontwerpen op basis van het eigen Santé Kompas. Dat is in het kort hoe de razendsnelle Maatschappelijke Impact Sprint van BMC en Santé Partners eruit zag. Maar eerst even terug naar het begin. Mark van Duin, adviseur bij BMC, ging als projectleider aan de slag bij Santé Partners. Doel van het project ‘Herontwerp Intake’: een vernieuwd proces ontwerpen dat elke intakeprofessional faciliteert om effectief samen te werken met en rondom de cliënt. Dit moest niet alleen leiden tot efficiëntere inzet van personeel en verminderde administratie last, maar vooral tot een hogere zelfredzaamheid van de cliënt en een lagere instroom naar zwaardere, geïndiceerde zorg. Maar hoe pak je dit aan? De Maatschappelijke Impact Sprint bood uitkomst.

 

Samen komen we écht verder  

Besloten werd om de Maatschappelijke Impact Sprint in één werkweek uit te voeren. Een gedegen voorbereiding was daarom cruciaal: de sprintweek werd in twee maanden tijd uitvoerig voorbereid door een begeleidingscommissie, bestaande uit de projecteigenaar, professionals uit het veld en BMC. Cruciaal in deze fase was om het vraagstuk dat in de sprintweek centraal stond haarscherp te formuleren. Tijdens de sprintweek werkten we in twee sprintteams van acht tot tien professionals uit de praktijk aan dit vraagstuk. De teams werden gevormd rondom de strategische concepten van de organisatie: ‘Thuis verplegen en behandelen’ en ‘Langer thuis’. Tussentijdse opbrengst van de sprintweek was het inzicht dat het intakeproces voor beide doelgroepen op hoofdlijnen niet anders was, waarna besloten werd de sprintteams samen te voegen.

Belangrijk was verder dat er andere rollen werden aangehaakt om het ontwerp te toetsen en draagvlak te creëren: 

• Experts: naast professionals uit de praktijk werden andere disciplines uit de organisatie aangehaakt om tot een gedragen resultaat te komen. Deze experts kwamen in de sprintweek op bepaalde momenten langs; ze namen dus niet standaard deel aan de sprint. Denk aan een informatiemanager, een functionaris gegevensbescherming en opleidingsadviseurs. Speciale gast was een vertegenwoordiging van de cliëntenraad, die op drie momenten aanwezig was voor advies en reflectie namens cliënten en naasten.

• Beslissers: een afvaardiging van de regiegroep van het project, bestaande uit de verantwoordelijk directeur (projecteigenaar) en voorzitters van de vakgroepen ‘Wijkverpleging’ en ‘Sociaal domein’, was gedurende de week aanwezig om direct knopen door te hakken en de scope van de sprintweek te bewaren. Dit is een kracht van de sprintweek: niet later beslissen maar ter plekke keuzes maken, zodat de sprintteams verder kunnen werken. 

• Validerende betrokkenen: op de laatste dag sloot een grotere groep collega’s aan om de resultaten te toetsen. Denk aan eindgebruikers van de vernieuwde intake.

 

De sprintweek: van inzicht naar impact 

Dag 1: Inzicht – De spiegel voorhouden 

We begonnen de sprintweek op dag 1 per sprintteam met het uittekenen van het bestaande intakeproces op een ‘brown paper’. De conclusie was duidelijk: in het bestaande proces werken alle professionals op hun eigen manier, en belangrijker nog, het is meer een ‘productreis’ dan een ‘cliëntreis’. Dit inzicht was belangrijk voor de daaropvolgende dagen. Hoe maken we van een productreis een clientreis op basis van het Sante kompas?

Ellen Kester (wijkverpleegkundige):  ‘Met elkaar vormen we deze week een groep mensen die verandering wil en vooruit wil. We zitten hier met een duidelijk doel: vrijdag hebben we wat. Dat is een heel fijn idee!’

 

Dag 2: Verbeelden – Alles kan en mag 

Met het huidige intakeproces in het achterhoofd kozen we er op dag 2 voor om helemaal opnieuw te beginnen. Een nieuw brown paper gaf de intakeprofessionals de kans om het proces opnieuw vorm te geven. Mooi was dat het Santé Kompas als vanzelfsprekend een fundamentele rol speelde in het nieuwe ontwerp. Er ontstond ruimte voor creativiteit, waarbij we zochten naar manieren om de cliënt écht de regie te geven. 

Hetty Bogerd (voorzitter vakgroep sociaal domein):‘Het grootst behaalde resultaat vandaag is de enorme verschuiving in denken! Vanuit eenheid; niet vanuit discipline. Het Santé Kompas staat werkelijk centraal.’

 

Dag 3: Focus – Experts uitnodigen en knopen doorhakken 

Op de derde dag brachten we de oogst van de eerste dagen samen. Het was tijd voor keuzes. We verwelkomden experts, presenteerden tussentijdse opbrengsten en gebruikten de feedback om het proces verder te concretiseren.

Shannon Roest (procesbegeleider sprintweek): ‘Door tijdens de sprintweek meer betrokkenen van binnen de organisatie uit te nodigen, neemt de herkenning en daarmee ook het draagvlak voor de verandering toe.’

Op dag 3 ontstond ook het moment dat we inzagen dat de nieuwe intakeprocessen van beide sprintteams, ‘Thuis verplegen en behandelen’ en ‘Langer thuis', veel overeenkomsten vertoonden. Naast de inhoudelijke vooruitgang werd een andere bijvangst van de sprintweek duidelijk: professionals voelen zich gehoord, ontwikkelen nieuwe vaardigheden en leren tegelijkertijd domeinoverstijgend van elkaar.

 

Dag 4: Beschrijven – Eén gezamenlijke weg 

Het inzicht van dag 3 hebben we in dag 4 omgezet in de kans om volledige eenduidigheid te creëren. We voegden de processen samen tot één integraal intakeproces. Het was een intensieve dag, waarin de twee intakeprocessen één werden en waarin we de stappen uitwerkten in gedetailleerde procesbeschrijvingen.  

 

Dag 5: Valideren – De vuurdoop 

De week eindigde met de ultieme test: is dit proces logisch en navolgbaar? Collega’s uit de organisatie kregen pitches te horen en mochten de resultaten valideren. Het marketing- en communicatieteam was deze dag (en ook alle andere dagen) meerdere keren aanwezig om alle werkzaamheden en behaalde resultaten met de hele organisatie te delen. De reacties op de laatste dag waren heel positief: er was veel herkenning en lof voor het resultaat. Voldoende aanleiding om met het nieuwe intakeproces te gaan oefenen in de praktijk!

Tanja den Boer (voorzitter vakgroep wijkverpleging): ‘Deze week is zoals zeggenschap van professionals is bedoeld.’

 

Klaar voor de zorg van morgen: de sprong voorwaarts van Santé Partners 

De sfeer tijdens de sprintweek was energiek. Iedereen was enorm gemotiveerd, ondanks de lange dagen en het volle programma. Een iconisch onderdeel van de week was de hotelbel, die de begeleiders gebruikten om nieuwe rondes in te luiden – iets wat de sprintteams niet snel zullen vergeten. Een bijzonder moment was ook het ontstaan van het werkwoord ‘appeltaarten’. Dit werd ons symbool voor het gesprek met de cliënt: écht de tijd nemen om kennis te maken met de cliënt, ruimte creëren voor het verhaal achter de vraag, om samen te bepalen wat het beste is, wat de cliënt zelf kan, welke hulpmiddelen passen en welke professionele zorg er dan nog resteert.

Christine Bos, procesbegeleider:  ‘De sprintweek is nooit een doel op zich, maar een middel om focus te versterken en duurzame impact te realiseren voor zowel de cliënt als de organisatie.’

We kijken met trots terug op een succesvolle week. We hebben niet alleen een nieuw proces ontworpen, maar ook de onderlinge banden tussen professionals versterkt. Professionals die elkaar normaal gesproken niet snel tegenkomen, begrijpen elkaars werk nu beter en weten elkaar sneller te vinden. Met een concreet intakeproces op zak kunnen de eerste koploperteams binnenkort aan de slag in de praktijk. Santé Partners is klaar om met hernieuwde energie de ondersteuning en zorg van morgen vorm te geven.

 

Meer informatie?

Meer weten over de Maatschappelijke Impact Sprint en de rol van BMC? Neem voor een vrijblijvend gesprek of meer informatie contact op met een van onze collega's.