Van ad hoc naar structureel: werken aan volwassen bedrijfsvoering

De zorg staat onder druk, de budgetten krimpen en de administratieve lasten stijgen. Hoe zorgt u er als zorgbestuurder voor dat uw schaarse middelen écht ten goede komen aan de cliënt? De sleutel ligt in een volwassen bedrijfsvoering. In twee recente pilots bij Veilig Thuis Noord-Oost Gelderland en het St. Pieters en Blokland Gasthuis werd duidelijk hoe een bedrijfsvoeringscan direct lucht en richting geeft.

De praktijk: herkenbare worstelingen

Veel zorg- en welzijnsorganisaties werken continu aan verbetering van hun organisatie. De intrinsieke motivatie om te verbeteren is enorm, maar tegelijkertijd regeert vaak de dagelijkse hectiek. De uitdaging zit dan ook vaak in de volgende stap: hoe zorg je ervoor dat verbeteringen een duurzame inbedding krijgen en dat u de verschillende onderdelen van de bedrijfsvoering in samenhang aanstuurt?

De pilots bij Veilig Thuis Noord-Oost Gelderland en het St. Pieters en Blokland Gasthuis in Amersfoort laten zien hoe verschillend die vraag in de praktijk kan uitpakken. 

Veilig Thuis Noord-Oost Gelderland pakte verbeterinitiatieven voortvarend op. De fasen Plan en Do van de kwaliteitscyclus waren goed ingericht, maar de organisatie had meer aandacht nodig voor de Check en Act om ingezette verbeteringen duurzaam te kunnen verankeren.

Bij het St. Pieters en Blokland Gasthuis, een organisatie voor ouderenzorg, lag de uitdaging in een grote transitie van ‘zorg’ naar ‘welzijn en zorg’. De basis kwam steeds beter op orde. Maar er was ook behoefte om de harde stuurinformatie en de zachte stuurinformatie meer met elkaar in lijn te brengen. Dit zou de afstand tussen professionals op de werkvloer en de staf verkleinen.

Het waardegedreven zorgmodel: sturen op nabijheid en impact

Om organisaties te helpen de stap te zetten van ‘ad hoc overleven’ naar ‘structureel borgen’, heeft BMC het waardegedreven zorgmodel ontwikkeld. Dit model kijkt kritisch naar de vraag: is de organisatie zo ingericht dat elke euro en elk uur maximaal bijdraagt aan de waarde voor de cliënt? En hoe minimaliseren we daarbij de administratieve last?

Figuur 1: Het waardegedreven zorgmodel

De bedrijfsvoeringscan: de thermometer erin

Om te bepalen waar een organisatie staat, gebruikt BMC de bedrijfsvoeringsscan Zorg en Welzijn. Deze scan is geen theoretische exercitie of een kille benchmark, maar een praktijkgerichte thermometer. De scan toetst de organisatie op vier cruciale thema’s:

1. Sturing

2. Bekostiging

3. Medewerkers

4. Processen

Voor een compleet beeld koppelen we deze thema’s aan het bekende McKinsey 7S-model. We kijken dus niet alleen naar de ‘harde’ kant (systemen en structuren), maar juist ook naar de ‘zachte’ kant (cultuur, leiderschap en gedeelde waarden). Juist in de zorg is die cultuurkant immers bepalend voor het succes van een organisatie.

Van ad hoc naar geoptimaliseerd

Het resultaat van de scan is een concreet groeipad. Waar bevindt uw organisatie zich op de ladder van volwassenheid? En belangrijker nog: welke concrete, behapbare stappen zijn er nodig om door te groeien naar een geoptimaliseerde bedrijfsvoering?

Figuur 2: De volwassenheid van bedrijfsvoering; van ad hoc naar geoptimaliseerd

Bij de pilotorganisaties leverde de bedrijfsvoeringsscan korte, praktijkgerichte aanbevelingen op waarmee het management direct aan de slag kon. Geen dik adviesrapport voor in de la, maar concrete handvatten om de bedrijfsvoering verder te ontwikkelen. Dat is volgens de bestuurders van beide organisaties een belangrijke opbrengst van de scan. Voor Azime Gulhan, bestuurder van Veilig Thuis Noord-Oost Gelderland, maakte de scan vooral duidelijk waar de organisatie verder mee aan de slag kon: ‘De scan heeft mijn beeld bevestigd en verbetervoorstellen opgeleverd om mee aan de slag te gaan.’ Bij het St. Pieters en Bloklands Gasthuis lag de waarde vooral in het versterken van de samenhang in de sturing. Bestuurder Liesbeth Hoogendijk: ‘De scan heeft ons laten zien hoe we tot meer integrale sturing komen en hoe we alle indicatoren daaraan kunnen laten bijdragen.’

Zo wordt de scan een vertrekpunt voor verdere ontwikkeling van de bedrijfsvoering. Want dat is uiteindelijk de missie van BMC: elke dag verbeteren, zodat de bedrijfsvoering maximaal in dienst staat van het zorgproces.

Worstelt u met dezelfde vraagstukken?

Staat uw zorgorganisatie ook voor flinke uitdagingen in de bedrijfsvoering, maar heeft de waan van de dag vaak de overhand? Of zoekt u naar een goede balans tussen grip op de bedrijfsvoering en aandacht voor uw medewerkers? Wij denken graag met u mee. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden van de bedrijfsvoeringsscan.