Prestatieafspraken in Hoorn: minder afspraken, meer resultaat

Jaarlijks maken gemeenten, woningcorporaties en huurdersorganisaties prestatieafspraken over wonen. Maar hoe voorkom je dat die afspraken uitgroeien tot een verplicht nummer? In Hoorn kozen gemeente, woningbouwcorporatie Intermaris en huurdersvereniging VH De Boog voor meer focus: niet alles vastleggen, maar samen bepalen wat er écht moet gebeuren.

Prestatieafspraken zijn bedoeld om gezamenlijke volkshuisvestelijke doelen te realiseren. In de praktijk kunnen ze echter uitgroeien tot omvangrijke documenten met tientallen afspraken. Ook zaken die toch al gebeuren of procesafspraken over overleg belanden dan op de lijst. Het gevaar: partijen besteden veel tijd aan het maken en monitoren van afspraken, terwijl de vraag wat ze er daadwerkelijk mee bereiken naar de achtergrond verdwijnt. Dat herkende BMC ook bij de start van de begeleiding in Hoorn. Gemeente Hoorn, woningcorporatie Intermaris en huurdersvereniging VH De Boog wilden het proces compacter en overzichtelijker inrichten. Daarbij was er ook aandacht voor de manier waarop de drie partijen samen tot afspraken komen. De vraag was daarom niet alleen hoe de prestatieafspraken beter konden, maar ook hoe het proces de samenwerking kon versterken.

Alleen afspreken wat aandacht nodig heeft

BMC koos samen met de drie partijen voor een andere aanpak. Niet alle mogelijke thema's keren automatisch terug in de jaarlijkse prestatieafspraken. Centraal staan de onderwerpen waarop in het komende jaar daadwerkelijk iets moet gebeuren: een knelpunt dat al langer speelt, een kans die zich voordoet of een opgave waarvoor gemeente, corporatie en huurdersorganisatie elkaar nodig hebben. Dat leidt jaarlijks tot een compacte jaarschijf met ongeveer tien tot vijftien speerpunten in plaats van tientallen afspraken. Zo gaat de aandacht niet naar wat toch al loopt, maar naar zaken waarop partijen samen beweging willen creëren. Cees Tip, directeur-bestuurder van Intermaris, vat die gedachte treffend samen: 'De prestatieafspraken gaan over de dingen die we echt belangrijk vinden en die niet vanzelf gaan en waar we elkaar voor nodig hebben. Daardoor is het geen verplicht nummer.' Daar is Janna Arjaans, senior beleidsmedewerker wonen bij gemeente Hoorn, het mee eens: ‘Voorheen waren het allerlei afspraken door elkaar: lopende zaken, nieuwe zaken, zaken op landelijk en op regionaal of lokaal niveau. Nu gaat het om afspraken die in een jaar gestart dan wel afgerond kunnen worden.’

Eerst de koers, daarna de uitwerking

Ook het proces zelf kreeg een duidelijke structuur. BMC start met de bestuurders: wat vinden zij voor het komende jaar echt belangrijk? Die bestuurlijke prioriteiten vormen het vertrekpunt voor de ambtelijke gesprekken. Medewerkers uit de betrokken organisaties brengen vervolgens vanuit de praktijk in kaart waar kansen liggen of waar zaken vastlopen. Daarna brengt een kleinere kerngroep focus aan en worden de afspraken concreet gemaakt. Aan het einde komen de bestuurders opnieuw aan zet om eventuele knopen door te hakken. Zo ontstaat vanaf het begin bestuurlijk draagvlak, zonder dat de inhoud alleen van bovenaf wordt bepaald. Arjaans vindt die structuur een groot pluspunt. ‘Zo’n stappenplan helpt om de onderwerpen en de daarover gemaakte afspraken stap voor stap van abstract naar concreet te brengen.’

Inhoudelijke expertise en onafhankelijke gespreksleiding

BMC begeleidt het traject met een combinatie van volkshuisvestelijke expertise en professionele gespreksleiding. Die rollen vullen elkaar aan: inhoudelijke kennis helpt om de juiste vragen te stellen en haalbare afspraken te formuleren, terwijl onafhankelijke gespreksleiding ervoor zorgt dat alle partijen ruimte krijgen. Voor Mensina Wijma, voorzitter van huurdersvereniging VH De Boog, zit daar een belangrijk voordeel. 'Duidelijke communicatie, er wordt goed geluisterd en ze laten niemand ondersneeuwen. Ze halen dus echt alle standpunten op.' Die gelijkwaardigheid is essentieel. Gemeente, corporatie en huurdersorganisatie hebben ieder een andere rol, verantwoordelijkheid en achtergrond, maar maken de prestatieafspraken samen.

Van idee naar praktijk: de woonschool

Een concreet voorbeeld is de woonschool voor statushouders. Het idee kwam vanuit de huurdersvereniging en kreeg een plek in de prestatieafspraken. Nieuwe bewoners krijgen er praktische informatie en handvatten over wonen: van het gebruik van de woning tot de vraag waar zij terechtkunnen voor informatie of hulp. Inmiddels maakt de woonschool in Hoorn deel uit van het inburgeringstraject. Volgens Tip is het een mooi voorbeeld van wat gezamenlijke inzet kan opleveren: 'Dit springt eruit, omdat dit idee zonder de actieve betrokkenheid van alle partijen een idee was gebleven.' Arjaans vult aan: ‘Het voorstel werd door alle partijen omarmd en kwam daardoor snel tot stand. Overigens niet alleen de afspraak, maar ook de daadwerkelijke totstandkoming van de woonschool.’ Daarmee is een onderwerp dat naadloos past binnen de gekozen aanpak: geen activiteit die één partij zelfstandig uitvoert, maar een initiatief waarvoor de betrokken organisaties elkaar nodig hebben om het daadwerkelijk van de grond te krijgen.

Meer focus, meer rust in het proces

De aanpak levert niet alleen compactere afspraken op. Volgens de betrokken partijen wordt jaarlijks een groot deel van de afgesproken acties daadwerkelijk uitgevoerd. De afspraken zijn concreet en tijdgebonden: bijvoorbeeld een pilot starten, een besluit nemen of een volgende fase in een project bereiken. Ook het proces zelf verloopt inmiddels soepeler. Het vaste stramien maakt vooraf duidelijk wie wanneer aan zet is. Dat verlaagt de belasting voor de organisaties en geeft rust. Tegelijk raken de partijen steeds beter op elkaar ingespeeld. Tip ziet in die combinatie van inhoud en proces de kracht van de begeleiding: 'BMC weet wat belangrijk is voor een goede onderhandeling, zowel inhoudelijk als in het proces.'

Samenwerking als fundament

Goede prestatieafspraken gaan uiteindelijk niet alleen over het document dat in december wordt ondertekend. Minstens zo belangrijk is wat tijdens het maken ervan gebeurt. Partijen bespreken hun belangen, leggen verschillen op tafel en bepalen waar ze elkaar nodig hebben. Volgens Tip werkt die manier van afspraken maken ook buiten het jaarlijkse traject door. 'De gelijkwaardigheid draagt bij het maken van afspraken bij aan de samenwerking op andere momenten en onderwerpen. BMC als deskundige en neutrale begeleider versterkt dit.' Daarmee verschuift het accent van prestatieafspraken als jaarlijkse verplichting naar prestatieafspraken als instrument voor samenwerking en concrete actie.

Lessen voor andere gemeenten en corporaties

De ervaring in Hoorn laat zien dat goede prestatieafspraken niet per definitie méér afspraken vragen. Integendeel. Een paar lessen springen eruit:

• Begin bij de opgave, niet bij de lijst. Vraag eerst wat het komende jaar daadwerkelijk aandacht nodig heeft.

• Leg niet vast wat vanzelf al gebeurt. Richt de afspraken op onderwerpen waarvoor partijen elkaar nodig hebben.

• Betrek bestuurders aan het begin en aan het einde. Dat zorgt voor richting, draagvlak en besluitkracht.

• Organiseer gelijkwaardigheid. Geef gemeente, corporatie en huurdersorganisatie daadwerkelijk ruimte in het gesprek.

• Investeer in het proces. Een compact en voorspelbaar traject helpt om scherpe inhoudelijke afspraken te maken.

Zo worden prestatieafspraken geen doel op zich, maar een middel om gezamenlijke woonopgaven verder te brengen.

Meer weten?

Meer weten over een compacte en resultaatgerichte aanpak van prestatieafspraken? Neem contact op met Dik Gersen, managing consultant Ruimte + Wonen bij BMC: dik.gersen@bmc.nl.