ESF het oudste structuurfonds van de Europese Unie
Het Europees Sociaal Fonds werd in 1957 in het leven geroepen in het oprichtingsverdrag van Rome; daarmee is het het oudste Structuurfonds. Het ESF had van oudsher als doel meer werkgelegenheid te creëren, maar is zich in de loop der jaren meer gaan richten op het tegemoetkomen aan actuele uitdagingen. In de jaren net na de oorlog concentreerde het zich op het regelen van de migratie van arbeiders binnen Europa; later verlegde het fonds de nadruk naar de bestrijding van werkeloosheid van jongeren en laagopgeleide mensen. In de huidige financieringsperiode (2007-2013) wordt ESF-subsidie niet alleen gebruikt voor de ondersteuning van degenen die specifieke problemen hebben bij het vinden van werk – zoals vrouwen, jongeren, oudere werknemers, migranten en mensen met een handicap – maar ook om bedrijven en werknemers te helpen zich aan te passen aan veranderingen. Dit doet het fonds door innovatie op de werkvloer, permanente educatie en mobiliteit van werknemers te ondersteunen.

ESF: een negatief imago
In Nederland is reeds veel ervaring opgedaan met dit fonds, ervaringen die niet altijd als positief werden beschouwd. Voor een deel heeft dat te maken met de problemen die in de jaren’90 met het gebruik van ESF-subsidiegelden ontstonden waardoor een deel van de subsidie moest worden terugbetaald en het negatieve imago van veel bureaucratie, administratie en verantwoording. Toch is dit negatieve imago niet helemaal terecht. ESF gelden kunnen namelijk uitstekend gebruikt worden om financiering te vinden voor de hoogstnoodzakelijke werkgelegenheidsinitiatieven in het huidige klimaat van oplopende werkloosheid. De bureaucratie, administratie en verantwoording is niet anders dan bij de inzet van andere publieke middelen en subsidies. Het gebruik van publiek geld moet altijd verantwoord worden en veel problemen met de administratie van ESF gelden komen voort uit onwetendheid en opnieuw het wiel uitvinden. Daarnaast is het ESF agentschap van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, dat de ESF gelden beheerd altijd bereid tot advies en ondersteuning. Met name voor gemeenten biedt het fonds goede mogelijkheden. We willen dit illustreren met een ESF aanvraag die BMC heeft begeleid voor het financieren van het Actieplan Jeugdwerkloosheid 2009 van de ISMH gemeenten (Intergemeentelijke Samenwerkingsorgaan Midden-Holland).

Actieplan Jeugdwerkloosheid
Het Ministerie van Sociale Zaken en werkgelegenheid heeft in samenwerking met andere ministeries het Actieplan Jeugdwerkloosheid ontwikkeld met een budget van €250 miljoen uitgesmeerd over de jaren 2009-2011. Dit plan is bedoeld om de door de crisis oplopende jeugdwerkloosheid te bestrijden. Het budget wordt verdeeld over de diverse regio’s waaronder Midden-Holland. De regio heeft daartoe een Actieplan Jeugdwerkloosheid 2009 Regio Midden-Holland opgesteld waarin de krachten gebundeld worden om jongeren in de regio door de crisis heen te helpen. Dergelijke plannen zijn ook door andere regio’s ontwikkeld. In het plan voor Midden-Holland zijn activiteiten opgenomen als een jongerenloket, een school Exprogramma, extra stageplekken en leerwerkbanen, jobcoaching voor kwetsbare jongeren et cetera.

Interessant is dat in het plan voor Midden-Holland een financiële post is opgenomen voor het aanvragen van ESF-subsidie. Dit om extra financiële middelen te genereren. Gebruik kan worden gemaakt van de nieuwe ESF regeling jeugd (actie J). Voor 30 coördinerende gemeenten is er €25 miljoen beschikbaar gesteld. De regio Midden-Holland was de eerste die een beroep deed op deze middelen. Daartoe werd aan BMC gevraagd de aanvraag voor te bereiden en te begeleiden. De inzet van BMC werd gefinancierd vanuit het actieplan waarmee dus twee vliegen in een klap kon worden geslagen.

Aanvraag ESF actie J
De aanvraag werd gestart met een door BMC opgestelde notitie waarin de mogelijkheden, kansen en voorwaarden voor ESF met het oog op het actieplan uit de doeken werd gedaan. Deze notitie werd besproken met de betrokken gemeenten waardoor een ieder goed op de hoogte werd gebracht over wat een eventuele aanvraag betekent wat je ermee kan en ook wat je er niet mee kan. Speciale aandacht werd besteed aan de extra inspanning die nodig is op het gebied van de administratie en overhead. Ook werd aangegeven welk deel van de kosten van deze extra inspanning kan worden meegefinancierd onder ESF. De overhead mag immers maar maximaal 20% bedragen van de kosten. In de notitie werd ook aandacht geschonken aan de mogelijke risico’s zoals:

• Het declareren van niet subsidiabele kosten
• Onvolledige dossiervorming waardoor kosten of een deel daarvan niet gedeclareerd kunnen worden
• De omvang van het project is van te voren veel groter geschat dan in de praktijk blijkt
• Een aanvraag kan niet gehonoreerd worden waardoor de voorbereidingskosten voor niets zijn gemaakt
• Inkoop van diensten dient volgens de normale aanbestedingsregels te geschieden. Dat geldt ook voor eventueel lopende contracten, raamovereenkomsten etc. die gebruik gaan maken van de subsidiegelden.

Deze risico’s kunnen worden vermeden door een goede projectvoorbereiding en het goed informeren van alle deelnemende partijen.

Op basis van de notitie werd er een go gegeven door de deelnemende gemeenten en kon de aanvraag daadwerkelijk worden voorbereid. Er werd een kleine projectgroep geformeerd dat de aanvraag zou begeleiden. De aanvraag kan slechts door één gemeente worden ingediend los van de wijze van samenwerking met andere gemeenten. In het geval Midden-Holland was het logisch dat Gouda als grootste gemeente de aanvraag zou indienen.

Hierna ging het proces vrij snel. Door BMC werd een concept aanvraag geschreven met een beschrijving van de activiteiten ontleend aan het Actieplan Jeugdwerkloosheid. Aan deze activiteiten werden duidelijke doelstellingen en prestatie-indicatoren gekoppeld voorzien van een begrotingspost. Voor het indienen van de aanvraag dient een format te worden gebruikt dat bij het Agentschap AZW kan worden verkregen. Het is verstandig de aanvraag van te voren aan het Agentschap voor te leggen alvorens deze definitief in te dienen. Het agentschap staat altijd open voor advies waarvan goed gebruik kan worden gemaakt. Belangrijk is ook het opzetten van een Administratieve Organisatie (AO). Hiervoor kon worden aangesloten bij de projectorganisatie van het actieplan. In een aparte notitie werden door BMC de contouren van de projectorganisatie geschetst waarbij ook werd aangegeven waar aanvullende aspecten in de projectorganisatie ten aanzien van ESF nodig waren. Het gaat dan bijvoorbeeld om aspecten als tekenbevoegdheid voor ESF en het incorporeren van de ESF projectadministratie in die van het actieplan Jeugdwerkloosheid. De inrichting van de Administratieve Organisatie (AO) en procedures maakt deel uit van de aanvraag die voor een deel ook na gunning van de subsidie verder kan worden ingevuld. Van belang is dat bij het opmaken van de begroting de capaciteit van de projectorganisatie op elkaar aangesloten zijn.

Inmiddels is de ESF subsidie toegekend en kan er volop met deze middelen gewerkt worden.

ESF maak er gebruik van
Over het algemeen hangt rond een ESF proces een waas van bureaucratie. Veel gemeenten zijn hier de afgelopen jaren in teleurgesteld en er heerst enige scepsis om zo’n proces in te gaan. Een goede voorbereiding en een goede administratieve organisatie zijn zeer belangrijk. Als dat goed geregeld is dan scheelt het een hoop. Het ESF biedt substantiële mogelijkheden om in een tijd van schaarse middelen juist extra stappen te zetten voor de beoogde doelgroepen.

Meer informatie
Voor meer informatie over de ESF, kunt u contact opnemen met de heer Theo Kivits en Peter Donders, adviseurs bij BMC, via het telefoonnummer (033) 496 52 00. U kunt hen ook een e-mail sturen naar: theokivits@bmc.nl of peterdonders@bmc.nl