Samenwerking gemeenten is kwestie van maatwerk

Inspirerende bijeenkomst kenniskring Control voor Leiders

Samenwerking tussen gemeenten op het gebied van uitvoeringstaken kan forse besparingen opleveren, maar onderling vertrouwen is daarvoor een absolute voorwaarde. Deze stelling kwam al snel ter tafel tijdens de bijeenkomst van de kenniskring Control voor Leiders op het kantoor van BMC in Amersfoort op 15 november 2011. Professionals op het gebied van bedrijfsvoering en gemeentefinanciën bogen zich over het thema samenwerking.

Het eerste deel van de bijeenkomst werd benut om het onderwerp in kaart te brengen. Dat gebeurde aan de hand van een presentatie van Peter Bouwmeester, adviseur bij BMC. Hij liet zien dat in de huidige omstandigheden de roep om samenwerking sterker is geworden. Er is niet één ‘recept’ voor samenwerking in bedrijfsvoeringstaken. “Het gaat er meer om welke vormen van samenwerking het best bij een gemeente passen.”

Beetje autonomie inleveren
Algemeen heerste de opvatting dat politieke emoties zakelijke samenwerking niet zelden in de weg staan. Van de deelnemers konden uitspraken worden opgetekend als:

• “Vertrouwen is het allerbelangrijkste, zowel binnen een project als van bestuurders.”

• “Hoe meer partijen bij samenwerking betrokken zijn, des te lastiger het wordt”.

• “Te weinig realiteitszin ten aanzien van investeringen en opbrengsten leidt tot een geringer financieel effect dan verwacht.”

• “Bestuurders moeten een beetje autonomie inleveren en in ieder geval veel vertrouwen geven.”

• “Commitment verkrijgen is een belangrijke opgave. Een goede timing daarbij kan doorslaggevend zijn.”

• “Naarmate de financiële nood stijgt, wordt de kans op een succesvolle samenwerking groter.”

• “Het moet niet zo zijn dat de samenwerking bepaalt wat de gemeenten moeten doen, maar dat de gemeenten bepalen wat de samenwerking moet opleveren.”

• “Er moet ruimte zijn om van elkaar te leren”

• “Pas op voor het inbouwen van dubbele controles”

• “Belangrijk is je netwerken te gebruiken en je samen af te vragen welke vraagstukken zich lenen voor samenwerking. Kijk daarbij naar haalbaarheid (businesscases) en begin met oppakken van samenwerking van zaken waar een ieder achter staat; laat zien dat het werkt!” “Goed gastheerschap is in dat verband zeker relevant en verdient misschien meer aandacht”

• “Voor het slagen van samenwerking op het niveau van bedrijfsvoering zijn ‘de drie k’s’ van belang: kwaliteitsverbetering, kwetsbaarheidvermindering en kostenbesparing.”

• ”Besparingen door samenwerking op langere termijn blijken vaak niet duurzaam.”

Spontaan werd een vierde ‘k’ geïntroduceerd: kansen medewerkers, zoals de uitdaging om deskundigheden beter te benutten en doorgroeimogelijkheden. Samenwerking vergt daarnaast de professionaliteit om een goede opdrachtgever te kunnen zijn.

Complexer wordt het als de samenwerking plaatsvindt door het deelnemen aan een gemeenschappelijke regeling (GR). Hans Smit, hoofd Financiën van de gemeente Alkmaar, schetst dat dan daarnaast de problematiek van eigenaarschap optreedt zowel op gezamenlijk (deelnemende gemeenten) als individueel (afgevaardigde bestuurder in de GR) niveau.

Na de pauze werd de bijeenkomst vervolgd met een discussie over de vraag hoe samenwerking het best gestalte kan krijgen: Als de juiste professionals met elkaar aan tafel zitten, is de kans op succes het grootst. Ook persoonlijk leiderschap blijkt van groot belang te zijn en is nodig om voortgang te realiseren.

Netwerkstad Twente
Dan kan samenwerking tot grote besparing leiden, zoals in Netwerkstad Twente, het samenwerkingsverband van de gemeenten Almelo, Borne, Enschede, Hengelo en Oldenzaal. Gerwin Nijhof, concerncontroller in de gemeente Borne, gaf aan dat belastingsamenwerking binnen de Netwerkstad voor Borne een besparing van 30 procent heeft opgeleverd. De daarmee gepaard gaande frictiekosten, die waren begroot op vier jaar, werden in twee jaar naar nul teruggebracht.

OVER-gemeenten
Marja Hollander, hoofd bedrijfsvoering bij de OVER-gemeenten Oostzaan en Wormerland, schetste de no-nonsense werkwijze die deze samenwerking kenmerkt. “Het ging deze gemeenten in de eerste plaats om kwaliteit en continuïteit. Financiële overwegingen speelden niet de belangrijkste rol, we zijn 'gewoon' begonnen en zijn werkende weg gaan ontwikkelen. OVER hecht niet aan een grote organisatie. Er zijn vijf afdelingshoofden en het Nieuwe Werken is sterk doorgevoerd. De gemeenten hechten wel aan hun eigen identiteit. Zij hebben dan ook allebei een gemeentesecretaris. Die eigenheid van de samenwerkende partners komt ook tot uitdrukking in de beleidsontwikkeling. Zorgpuntje is dat bestuurders de OVER-gemeenten vaak nog zien als van hun. Maar dat is niet zo. Wij zijn noch van Oostzaan noch van Wormerland.“

Deventer, Raalte en Olst-Wijhe
De gemeenten Deventer, Olst-Wijhe en Raalte werken steeds meer samen om kosten te besparen en efficiëntie te vergroten geeft adjunct-directeur Hans Langeveld aan. De samenwerking wordt gezocht op verschillende beleidsthema's, maar ook op het gebied van bedrijfsvoering zoals ICT-beheer, P&O, gebouwenbeheer, website en inkoop. Door gebruik te maken van elkaars specialismen vergroten de drie gemeenten de kwaliteit van de uitvoering en kunnen zij de kosten verlagen. Naast de samenwerking tussen de drie gemeenten wordt nagedacht over uitwisseling van kennis in de regio Salland.

Ook andere voorbeelden van samenwerking kwamen in de bijeenkomst ter sprake. Het bij elkaar brengen van professionals vanuit verschillende disciplines kwam ook daarin naar voren. Hoewel besparingen wel beoogd zijn gaat het vooral ook om bieden en/of behoud van kwaliteit. Zeker in het begin is voorzichtigheid geboden (“egeltjeswerk”) en is het zaak niet te forceren. Aangegeven werd dat het hebben van een strategie gericht op samenwerking van belang is zeker als het gaat om beslissingen voor het doen van investeringen.

Samenwerking maatwerk
Algemene conclusie van een inspirerende bijeenkomst: Samenwerking kan zinvol en duurzaam kostenbesparend zijn, maar de huidige samenwerkingsvormen verschillen onderling sterk van elkaar. Er is geen ei van Columbus. Het gaat vooral om maatwerk. In die zin kunnen meer wegen naar Rome leiden.