Het proces

Stap 1: Voorbereiding
Ieder formatieonderzoek start met een bijeenkomst met vertegenwoordigers van uw gemeente. Doel is om met elkaar van gedachten te wisselen over de opzet, impact en reikwijdte van de opdracht. De vragenlijst kan na de startbijeenkomst eventueel worden verfijnd of bijgesteld aan de hand van uw opmerkingen en/of wensen. De bijeenkomst wordt ook gebruikt om concrete afspraken te maken ten behoeve van de gegevensverzameling, de gewenste vergelijkingsgemeenten en de rapportage.

Stap 2: Invullen vragenlijst
U ontvangt een digitale vragenlijst, die binnen enkele weken dient te worden geretourneerd. Het invullen van de vragenlijst gebeurt ‘on-line’. De betrokken medewerkers van uw gemeente ontvangen daartoe een unieke code (gebruikersnaam en wachtwoord) waarmee zij toegang krijgen tot de vragenlijst.

De vragenlijst kent de volgende onderdelen:
• Bestuur
• Bedrijfsvoering en concernzaken
• Burgerzaken
• Belastingen en heffingen
• Ruimtelijke en economische ontwikkeling
• Beheer openbare ruimte
• Vergunningverlening en handhaving
• Veiligheid en openbare orde
• Sociale Zaken
• Onderwijs en welzijn
• Kunst, cultuur, sport en recreatie

Voor elk van deze onderdelen wordt de formatie en bijbehorende personele kosten uitgesplitst naar de volgende functieprofielen:
• Management en afdelingsondersteuning
• Beleid en uitvoering
• Externe inhuur in het kader van samenwerking of uitbesteding

Stap 3: Selectie van referentiegemeenten
Na het invullen van de vragenlijst vergelijken wij de formatie van uw gemeente met die van een aantal referentiegemeenten. Deze gemeenten hebben zoveel mogelijk vergelijkbare kenmerken. Hierbij maken wij tevens gebruik van gegevens van het CBS en het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (begrotingsanalyse).

Stap 4: Validatiegesprek
Om uw gemeente te ondersteunen bij het invullen en de verificatie van de gegevens bezoekt een adviseur uw gemeente. Samen met de adviseur worden de gegevens waarover nog twijfels bestaan doorgenomen. Interpretatieverschillen worden opgelost en waar mogelijk worden gegevens verbeterd. Ervaring leert dat dit de kwaliteit van de gegevens verhoogd.

Stap 5: Rapportage
De bevindingen uit het onderzoek worden vastgelegd in een specifieke rapportage voor uw gemeente, bestaande uit een kwantitatieve analyse van de formatieomvang en personele kosten (gespecificeerd naar taakveld). In de rapportage worden de onderzoeksresultaten van uw gemeente vergeleken met die van de referentiegemeenten en het benchmarkgemiddelde.

Stap 6: Begeleidingssessie
Optioneel kunt u in een begeleidingssessie samen met één van onze ervaren adviseurs de uitkomsten van de formatiescan nader analyseren en duiden. In deze sessie zal het verkregen beeld aangevuld worden en kwalitatief verrijkt: het verhaal achter de cijfers. Zo wordt bijvoorbeeld ten aanzien van de formatie ingegaan op specifieke lokale omstandigheden, de inrichting van werkprocessen, achterstanden in werkzaamheden, ziekteverzuim, vacatures, et cetera. Naast de huidige formatie en de vergelijkingsformatie kan dan een kwalitatieve indicatie van de benodigde formatie worden gegeven.